Etelä-Pohjanmaan Osuuskauppas fullmäktigevalsregister
Register för Etelä-Pohjanmaan Osuuskauppas fullmäktigeval
DATASKYDDSBESKRIVNING
Europeiska unionens dataskyddsförordning (EU) 2016/679, artiklarna 12, 13, 14 och 19
1. Personuppgiftsansvarig
Etelä-Pohjanmaan Osuuskauppa
Postadress: PB 70, 60101 Seinäjoki
Telefon: 010 76 46000
Besöksadress: Kauppatori 1-3 F-rappu, 60100 Seinäjoki
FO-nummer: 0567671-2
2. Dataskyddsombudets kontaktuppgifter
3. Person som handlägger registerärenden
4. Registrets namn
Register för Etelä-Pohjanmaan Osuuskauppas fullmäktigeval
5. Ändamålet med behandlingen av personuppgifter
Ändamålet med behandlingen av personuppgifter är att genomföra Handelslaget Eepees fullmäktigeval i enlighet med handelslagets stadgar och valordning.
Utifrån uppgifterna i registret produceras kandidatanmälningarna och valmaskinen för valet samt arrangeras valet. Handelslaget kan skicka begäranden om granskning och komplettering av kandidatanmälan till ombuden samt valmaskinsinbjudningar och påminnelser om deltagande i valmaskinen till kandidaterna i Handelslagets fullmäktigeval. Handelslaget fastställer vilka uppgifter som matas in i valmaskinstjänsten.
Kandidatanmälningarna och de uppgifter som kandidaterna lämnat till valmaskinen används för genomförande av Handelslagets fullmäktigeval och presentation av kandidaterna.
De uppgifter som kandidaten har angett i valmaskinen finns tillgängliga för allmänheten i valmaskinen efter offentliggörandet.
Kandidatförteckningen skickas till röstberättigade medlemmar i Handelslaget och publiceras i de medier som Handelslaget bestämt.
Valresultatet offentliggörs i enlighet med valordningen efter det att valresultatet har bekräftats av S-valnämnden. För att säkerställa öppenheten i Handelslagets administration och medlemmarnas rätt att få information kan Handelslaget hålla valresultaten allmänt tillgängliga på sin webbplats tills resultatet av nästa fullmäktigeval bekräftas.
I fullmäktigevalregistret förs ett register över kontaktbegäran. Syftet med registret är att behandla kontakter mellan personer som är intresserade av kandidatur och uppställande på kandidatlistan och att informera om valet.
Uppgifterna i registret används inte för direktreklam, distansförsäljning eller annan direktmarknadsföring eller marknadsundersökningar eller opinionsundersökningar
6. Grund för behandlingen av personuppgifter
Personuppgifter behandlas på följande grunder:
Art. 6.1 a) Samtycke: Personen har gett sitt samtycke till uppdraget eller kontakten.
Art. 6.1 c) Rättslig förpliktelse: Lagen om andelslag, Handelslagets stadgar och valordning.
7. Beskrivning av den personuppgiftsansvariges berättigade intresse
Behandlingen av personuppgifter grundar sig inte på den personuppgiftsansvariges berättigade intresse.
8. Personuppgifter som behandlas
I registret kan följande uppgifter som lämnats av ombud och kandidater samlas in:
· namn på kandidatanmälans och kandidatlistans ombud och suppleant
· adress
· medlemsnummer
· telefonnummer
· e-postadress
Uppgifter som kandidaten lämnat i kandidatanmälan:
· namn
· kandidatens titel eller yrke
· adress
· telefonnummer
· e-postadress
· medlemsnummer
Uppgifter som kandidaten lämnat för valmaskinen:
· kandidatens valområde
· kandidatens nummer
· kandidatlistans namn
· kandidatens boningsort
· ålder
· erfarenhet av fullmäktigearbete
· kandidatens motto eller valtema
· övriga svar från kandidaten på valmaskinens frågor
· fotografi av kandidaten
· adress till kandidatens webbplats eller Facebook-sida
Uppgifter som lämnas av en person som är intresserad av kandidatur och uppställande på kandidatlistan:
· namn
· telefonnummer
· e-postadress
9. Personuppgiftsgrupper som behandlas
Kandidater samt ombud för och undertecknare av kandidatanmälningar och -listor vid fullmäktigeval. Namn, kontaktuppgifter, uppgifter om valet.
10. Uppgiftskälla, beskrivning av uppgiftskällorna, om uppgifterna har samlats in från offentliga källor
Kandidatanmälans ombud och/eller kandidaten själv.
11. Mottagare av personuppgifter
Personuppgifter behandlas i elektroniska system och tjänster för ändamål som har fastställts i denna beskrivning. Vi anlitar externa servicepartner för att tillhandahålla system- och stödtjänster. Personuppgifter kan överföras till servicepartner i den mån de deltar i genomförandet av åtgärder inom ramen för det givna uppdraget.
Vi säkerställer en adekvat skyddsnivå för personuppgifter hos våra partner enligt lagstiftning.
Vi lämnar ut uppgifter till myndigheter i enlighet med villkoren och skyldigheterna i gällande lagstiftning, till exempel när vi svarar på myndigheters uppgiftsförfrågningar.
Kandidatförteckningen och de uppgifter som kandidaten lämnat till valmaskinen publiceras i de kommunikationsmedel som Handelslaget bestämmer.
Valresultatet och varje kandidats röster publiceras efter valet på internet och i andra kommunikationsmedel som Handelslaget bestämt.
12. Överföring av personuppgift till tredje land eller till internationell organisation samt tillämpade skyddsåtgärder
Vi överför inga personuppgifter till tredjeländer utanför EU eller EES eller till internationella organisationer.
13. Lagringstid för personuppgifter och kriterier för fastställande av lagringstid
Personuppgifter i enlighet med denna beskrivning lagras endast så länge och i den utsträckning som de är nödvändiga och tillämpas av den personuppgiftsansvarige i verksamhet som hänför sig till ovannämnda behandlingsändamål.
Personuppgifterna i registret förstörs på ett datasäkert sätt i slutet av Handelslagets valår.
De valresultatrapporter som Handelslaget publicerar är offentliga fram till publiceringen av resultaten av nästa fullmäktigeval. Därefter kan Handelslaget spara valresultatrapporterna som historik i Handelslagets förvaltningsregister.
14. Den registrerades rättigheter
Registrerade personer har följande rättigheter:
· Rätt till tillgång (via en informationsbegäran)
· Rätt till rättelse
· Rätt till radering
· Rätt till begränsning av behandling
· Rätt att motsätta sig behandling
· Rätt till återkallande av samtycke
· Rätt att överföra uppgifterna från ett system till ett annat
Om en person vill utöva sina rättigheter eller få mer information om behandlingen av sina personuppgifter kan hen kontakta den personuppgiftsansvarige som anges i denna dataskyddsbeskrivning.
Personen har också rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten, om hen anser att vi bryter mot de tillämpliga bestämmelserna om dataskydd vid behandlingen av personuppgifterna.
15. Återtagande av medgivande
Personen har rätt att återkalla sitt samtycke om hen så önskar. Återkallandet av samtycket påverkar inte lagligheten av behandling som utförts med stöd av samtycket innan det återkallades.
En person kan återkalla sitt samtycke genom att kontakta den registeransvarige eller Handelslagets S-valnämnd.
Om en person återkallar sitt samtycke till behandling av uppgifter som lämnats för kandidatanmälan, kan hen inte längre vara kandidat eller ombud för kandidatanmälan vid Handelslagets fullmäktigeval. Om den registrerade återkallar sitt samtycke till behandlingen av personuppgifter som lämnats för valmaskinen, avlägsnas personens uppgifter från valmaskinen, men hen kan fortfarande vara kandidat i valet.
16. Följder av att personuppgift inte lämnas vid avtal
Behandlingen av personuppgifter grundar sig inte på ett avtal.
17. Uppgifter som är relevanta för automatiserat beslutsfattande eller profilering
Behandlingen av personuppgifter anknyter inte till automatiserat beslutsfattande och ingen profilering görs utifrån personuppgifter.
18. Följder av behandling av personuppgifter och allmän beskrivning av tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder
Vi skyddar personuppgifterna omsorgsfullt under hela deras livscykel genom att tillämpa adekvata dataskydds- och datasäkerhetsmetoder.
I S-gruppen skyddar vi personuppgifterna bland annat genom proaktiv riskhantering och säkerhetsplanering, metoder för att skydda datakommunikationen, ständigt underhåll av datasystemen och säkerhetskopiering samt genom att använda säkra IT-utrymmen, åtkomstkontroll och säkerhetssystem. Fysiska dokument som innehåller personuppgifter förvaras efter den initiala behandlingen i låsta och brandsäkra förvaringsutrymmen. Beviljande och uppföljning av användarbehörigheter sker kontrollerat. Vi utbildar regelbundet vår personal som deltar i behandlingen av personuppgifter och ser till att även personalen hos våra samarbetspartner förstår att personuppgifter är konfidentiella och att det är viktigt att de behandlas på ett säkert sätt. Vi väljer våra underleverantörer med omsorg. Vi uppdaterar kontinuerligt vår interna praxis och våra anvisningar.
Om personuppgifter trots alla våra skyddsåtgärder hamnar i fel händer, är det möjligt att identitetsstöld eller annat missbruk av personuppgifter sker. Om vi upptäcker en sådan händelse, börjar vi omedelbart utreda händelsen och strävar efter att förhindra skador. Vi informerar behöriga myndigheter och de registrerade om personuppgiftsincidenter i enlighet med kraven i lagstiftningen.
Sivu päivitetty 11/2024