Polttoöljykaupan asiakasrekisterissä hallinnoidaan tietoja Etelä-Pohjanmaan Osuuskaupan polttoöljyasiakkaista ja henkilötietojen rekisterinpitäjänä toimii Etelä-Pohjanmaan Osuuskauppa, Kauppatori 1-3 F -rappu, 60100 Seinäjoki.
Suostumuksellasi voimme lähettää sinulle suoramarkkinointia polttoöljykaupan uusista tuotteista ja palveluista.

 

Millaisia henkilötietoja keräämme sinusta

Käsittelemme polttoöljykaupan asiakasrekisterissä polttoöljyn toimittamista ja maksamista/laskutusta varten muun muassa yhteystietojasi (esimerkiksi nimesi ja polttoöljyn toimitusosoite), tietoa tilaus- ja maksuhistoriastasi, tietoa toimituspaikan tontin erityispiirteistä sekä antamaasi markkinointisuostumusta tai –kieltoa. Katso tarkemmin >>

 

Mihin tarkoituksiin käytämme henkilötietojasi

Käytämme polttoöljykaupan asiakasrekisterin tietoja
• polttoöljyn myyntitilausten kirjaamiseen tilausportaalin kautta, puhelimitse tai sähköpostilla ja polttoöljytilauksen toimittamiseen ilmoittamaasi toimitusosoitteeseen,
• luottokelpoisuuden ja maksun varmistamiseen sekä polttoöljytilauksen laskutukseen ja mahdolliseen saatavien perintään.

Henkilötietojasi välitetään edelleen polttoöljyn toimittajakumppanillemme North Europe Oil Trade Oy:lle (NEOT) toimituksen toteuttamiseksi.

Henkilötietojasi käsitellään suostumuksellasi myös jälkimarkkinointiin ja palvelun toimivuuden kartoittamiseen esimerkiksi tekstiviestikyselyjen avulla. Katso tarkemmin >>

 

Mistä saamme henkilötietojasi

Polttoöljykaupan asiakasrekisterissä olevat henkilötietosi ovat pääosin sinun itsesi antamia polttoöljytilausta tehdessäsi tai pyytäessäsi tarjousta polttoöljystä.

Valitessasi maksutavaksi laskun, tarkastamme tekemäsi tilauksen yhteydessä tiedot luottokelpoisuudesta polttoöljyn tilausportaalimme kautta automaattisesti. Saamme luottokelpoisuustiedot Bisnoden asiakastietorekisteristä tai tarvittaessa Suomen Asiakastieto Oy:ltä. Maksuhäiriötilanteissa varaamme oikeuden vaatia etukäteismaksua ennen polttoöljyn toimitusta.

Päivitämme muuttuneet nimi- ja yhteystiedot pyynnöstäsi kun otat yhteyttä polttoöljymyyntiimme. Tietosi päivittyvät myös kun syötät tietosi polttoöljytilausportaaliimme tilausta tehdessäsi. Katso tarkemmin >>

Sinulla on milloin vain oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin tekemällä ilmoitus rekisterinpitäjälle Etelä-Pohjanmaan Osuuskaupalle, PL 70, 60101 Seinäjoki, eepee.tietosuoja@sok.fi.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet

Polttoöljykaupan asiakasrekisterin henkilötietoja, ja tietoa luottokelpoisuudesta ja maksuhistoriasta käsitellään polttoöljytoimitussopimuksen nojalla polttoöljyn toimitusta varten.

Tarjouspyynnön tai polttoöljytilauksen yhteydessä pyydämme sinulta suostumusta suoramarkkinointiin, jotta voimme lähettää sinulle tietoa polttoöljytarjouksista sekä uusista tuotteista ja palveluista. Katso tarkemmin >>

Kuka käsittelee henkilötietojasi

Tietojasi käsittelevät ainoastaan sellaiset Etelä-Pohjanmaan Osuuskaupan ja NEOT Oy:n sekä muiden S-ryhmän yritysten tai palveluntarjoajiemme työntekijät, joiden työtehtäviin se kuuluu. Käsittelemme henkilötietoasi aina huolellisesti ja noudatamme hyvää tietojenkäsittelytapaa.

Luovutamme henkilötietojasi (nimi, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero) tilausvahvistusta ja polttoöljytoimitusta varten NEOT Oy:lle, joka vastaa polttoöljyn toimituksesta kohdeosoitteeseen. Saat noin vuorokausi ennen toimitusta NEOTilta toimitustekstiviestin tilauksen yhteydessä ilmoittamaasi gsm-numeroon.

Maksuhäiriötilanteissa luovutamme henkilötietoja ja erääntyneen saatavan tiedot perintään kolmannelle osapuolelle. Lisäksi voimme luovuttaa tietoa S-ryhmän sisällä taloushallintoon polttoöljytoimituksen laskutusta varten.

Osaa henkilötiedoista käsitellään Suomen tai EU-alueen ulkopuolella joko meidän tai yhteistyökumppaniemme toimesta. Myös tällöin huolehdimme siitä, että tietoja käsitellään huolellisesti ja henkilötietojen suojaa kunnioittaen. Katso tarkemmin >>

Sinun oikeutesi

Saat tietoa henkilötietojesi käsittelystä tästä tietosuojainformaatiosta ja tarkemmin polttoöljykaupan tietosuojaselosteesta. Katso tarkemmin >>

Sinulla on oikeus saada tutustua omiin henkilötietoihisi. Helpoimmin teet sen tekemällä tietopyynnön sähköisellä verkkolomakkeellamme tai pyytämällä tietojasi Etelä-Pohjanmaan Osuuskaupasta. Voit korjata virheellisiä ja puutteellisia asiakastietojasi ottamalla yhteyttä polttoöljymyyntiimme.

Sinulla on oikeus kieltää asiakasrekisterin tietojen perusteella tehtävä suoramarkkinointi ja uuden polttoöljytilauksen tekstiviestimuistutukset.

Sinulla on oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksista. Ilmoitamme sinulle viipymättä, mikäli meillä tapahtuisi tietoturvaloukkaus, joka voisi uhata vakavasti sinun yksityiselämääsi.

Katso tarkemmin oikeuksistasi Polttoöljykaupan asiakasrekisterin tietosuojaselosteesta. Katso tarkemmin >>

Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset sinulle ja miten henkilötietojasi suojataan

Suojaamme henkilötietojasi huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Polttoöljyn tilausportaalin toimittaja sekä polttoöljytoimituksesta vastaava NEOT käsittelevät tietojasi tilauksen käsittelyn ja toimituksen ajan tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietojasi muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötietosi joutuisivat vääriin käsiin, on mahdollista, kuten muissakin henkilötietoja käyttävissä palveluissa, että henkilöllisyytesi varastetaan tai henkilötietojasi käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja sinua lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.

Kuinka kauan säilytämme tietojasi

Säilytämme polttoöljykauppaan liittyviä henkilötietojasi asiakassuhteen keston ajan. Poistamme säännöllisesti vanhentuneita tietoja. Asiakassuhteen päättymisen jälkeen säilytysaika riippuu henkilötiedosta ja sen käyttötarkoituksesta. Noudatamme lakisääteisiä velvoitteita tiedon säilyttämisessä.

Tilauslomakkeella tehtyä polttoöljytilausta säilytämme kuluvan ja kahden kuukauden ajan tai siihen saakka, että saatavamme on suoritettu. Tilausportaalin kautta tehdyt tilaukset ja tilaustiedot poistamme tilausportaalista sen jälkeen kun tilaus on siirretty taloushallintoon laskutettavaksi.

Polttoöljykaupan asiakasjärjestelmässämme säilytämme osto- ja maksuhistoriatietoa polttoöljytilauksista kuluvan vuoden ja kaksi seuraavaa vuotta viimeisestä tilauksesta, jonka jälkeen tiedot poistetaan.

NEOT ja sen valitsema kuljetusliike säilyttää henkilötietojen käsittelijänä tietoja polttoöljytilauksista, mittarilipuketta ja toimituslähetettä osana kirjanpidon aineistoaan kirjanpitolainsäädännön edellyttämän ajan.

Pyrimme pitämään hallussamme olevat henkilötiedot oikeina ja ajantasaisina poistamalla tarpeettomia tietoja sekä päivittämällä vanhentuneita tietoja. Kehotamme sinua kuitenkin aika ajoin tarkastamaan tietojesi ajantasaisuuden ja päivittämään muuttuneet ja puutteelliset tietosi.

 

Evästeinformaatio
kts. https://www.eepeeoljypalvelu.fi/fi/kayttoehdot/

 

Mihin voit ottaa yhteyttä
Polttoöljykaupan asiakasrekisteriin liittyvissä kysymyksissä palvelemme sähköpostilla eepee.tietosuoja@sok.fi.
Vastaamme henkilötietojen käsittelyyn ja tietosuojaan liittyviin kysymyksiin myös osoitteessa: tietosuojavastaava@sok.fi.
Voit myös aina epäselvissä tilanteissa ottaa yhteyttä valvovaan viranomaiseen, katso tarkemmin http://www.tietosuoja.fi.

 

Sivu päivitetty 12/2023