Eepee Öljypalvelun asiakasrekisteri

TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)

Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

 

1. Rekisterinpitäjä
Etelä-Pohjanmaan Osuuskauppa
Postiosoite: PL 70, 60101 Seinäjoki
Puhelin:  010 76 46000
Käyntiosoite:  Hyllykalliontie 2, 60510 Hyllykallio
Y-tunnus:  0567671-2

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
tietosuojavastaava@sok.fi

3. Rekisteriasioiden yhteystiedot
eepee.tietosuoja@sok.fi

4. Rekisterin nimi
Eepee Öljypalvelun asiakasrekisteri

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään osana polttoöljyn myyntiä, laskutusta ja mahdollista saatavien perintää. Henkilötietoja käsitellään tehtäessä myyntitilausten kirjaamista asiakkaittain (puhelin- ja sähköpostitilaukset) ja niitä välitetään edelleen polttoöljyn toimittajalle toimituksen toteuttamiseksi. Henkilötietoja käsitellään myös jälkimarkkinointiin ja palvelun toimivuuden kartoittamiseen.

6. Henkilötietojen käsittelyn peruste
Henkilötietoja käsitellään seuraavin perustein:

Art. 6.1 b) Sopimus
Tilaus ja toimitussopimus

Art. 6.1 b) Suostumus
Suoramarkkinointisuostumus

Henkilötunnuksen käsittely perustuu rekisteröidyn yksiselitteiseen yksilöimiseen sopimuksen, ja rekisteröidyn tai rekisteripitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi.

7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta
Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.

8. Käsiteltävät henkilötiedot
Osuuskaupan polttoöljykaupan toteuttamiseen käsittelemät tiedot:
• Nimi
• Henkilötunnus (y-tunnus)
• Toimitusosoite
• Puhelinnumero
• Sähköpostiosoite
• Tieto henkilökuntaan kuulumisesta
• Laskutusosoite, jos eri kuin toimitusosoite
• Mahdolliset tontin erikoispiirteet kuljetusyhtiölle
• Tiedot asiakkaan ostoista
• Tiedot maksusuorituksista ja saatavista
• Tieto luottokelpoisuudesta
• Markkinointisuostumus tai -kielto

North European Oil Trade Oy:lle (NEOT) ja kuljetusyhtiöille siirrettävät/luovutettavat tiedot:
• Asiakkaan nimi
• Polttoöljyn toimitusosoite
• Puhelinnumero ja/tai sähköposti
• Toimituksen lisätiedot

9. Käsiteltävät henkilötietoryhmät
Asiakkaan yhteystiedot, luottotiedot, laskutustiedot, toimituspaikan tiedot, tilaushistoria, markkinointisuostumus tai -kielto

10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä
Tiedot saadaan pääsääntöisesti asiakkaalta itseltään. Tieto luottokelpoisuudesta saadaan Bisnode Finland Oy:n ja Suomen Asiakastieto Oy:n järjestelmistä.

11. Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.
Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
Henkilötietoja voidaan sopimuksen perusteella luovuttaa North European Oil Trade Oy:lle ja sen kumppaneina toimiville kuljetusliikkeille Suomessa. Tietoa ostoista luovutetaan talouden laskutuskumppanille polttoöljytilauksen laskutusta varten.
Luovutamme tietoja viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet
Käytämme alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä, ja tietoja siirretään rajatusti Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. Laskutusasiakasrekisteriin sisältyvien henkilötietojen teknistä ylläpitoa voidaan tehdä tietosuojalainsäädännön edellytykset huomioiden etäyhteyksien avulla myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelta.
Henkilötietoja ei siirretä kansainvälisille järjestöille.
Henkilötietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, silloin kun se on henkilötietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista. Ylläpito- tai teknisen tuen palvelukumppanimme on asianmukaisin sopimuksin sitoutunut tietosuojajärjestelyyn palvelu- ja tietojenkäsittelysopimuksen sekä EU:n mallilausekkeiden mukaisesti.

13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit
Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.
Tilaus paperidokumenttina: Kuluva + 2 kk tai vaihtoehtoisesti siihen saakka, että saatavat on suoritettu.
Tilausportaali: asiakastieto poistetaan Osuuskaupan toimesta laskutuksen jälkeen
Osuuskaupan asiakasjärjestelmä: Tilaushistoriaa säilytetään kuluva vuosi + 2 vuotta viimeisestä tilauksesta
Kuljetusliike säilyttää paperidokumenttia (mittarilipuke, toimituslähete) 6+1 vuotta
NEOT säilyttää tilaushistoriaa kuluvan + kaksi vuotta tilauksesta turvallisten polttonestetoimitusten varmistamiseksi.

14. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat:

• Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
• Oikeus tietojen oikaisemiseen
• Oikeus tietojen poistamiseen (elinkaaren päättyessä tai mikäli käsittely on lainvastaista)
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)
• Vastustamisoikeus (suoramarkkinointi)
• Oikeus peruuttaa suostumus (suoramarkkinointi)
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)
• Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.
Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

15. Suostumuksen peruuttaminen
Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumus. Suostumuksen peruttaminen päättää rekisterinpitäjän oikeuden käsitellä henkilötietoja sellaisiin käyttötarkoituksiin, joilla ei ole suostumuksen lisäksi muuta käsittelyn perustetta. Suostumuksen voi peruuttaa ottamalla yhteyttä tässä selosteessa määriteltyyn rekisterinpitäjään.

16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle
Polttoöljykaupan luottomyyntisopimus ei toteudu eikä polttoöljyä voida toimittaa.

17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot
Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Polttoöljykaupan järjestelmätoimittajat ja NEOT käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.
S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.
Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.