Etelä-Pohjanmaan Osuuskaupan polttoöljykaupan asiakasrekisteri

ETELÄ-POHJANMAAN OSUUSKAUPAN POLTTOÖLJYKAUPAN ASIAKASREKISTERI TIETOSUOJASELOSTE (01.06.2026 alkaen)1. RekisterinpitäjäEtelä-Pohjanmaan Osuuskauppa Postiosoite: PL 70, 60101 Seinäjoki Puhelin: 010 76 46000 Käyntiosoite: Kauppatori 1-3 F-rappu, 60100 Seinäjoki Y-tunnus: 0567671-22. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitusKäsittelemme henkilötietoja polttoöljyn myynnin toteuttamiseksi.Henkilötietoja käsitellään myyntitilausten kirjaamiseen asiakkaittain (puhelin-, sähköposti- ja internettilaukset) ja lisäksi tietoja välitetään edelleen polttoöljyn toimittajalle toimituksen toteuttamiseksi. Henkilötunnuksen käsittely perustuu rekisteröidyn yksilöimiseen sopimuksen, ja rekisteröidyn tai rekisteripitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi.Luotolla myynnin ja laskutuksen yhteydessä luovutamme henkilötietoja Eepeen laskutusasiakasrekisteriin polttoöljymyynnin toteuttamiseksi ja mahdollista saatavien perintää varten (katso lisätietoja Eepeen laskutusasiakasrekisteri- tietosuojaselosteesta).Henkilötietoja käsitellään myös suora- ja jälkimarkkinointiin sekä palvelun toimivuuden kartoittamiseen.Käsiteltävät henkilötiedot

Nimi
Yrityksen nimi
Y-tunnus
Tilauskoodi
Henkilötunnus
Toimitusosoite
Puhelinnumero
Sähköpostiosoite
S-Business-kortin numero
Tieto henkilökuntaan kuulumisesta
Laskutusosoite, jos eri kuin toimitusosoite
Mahdolliset tontin erikoispiirteet kuljetusyhtiölle
Tiedot asiakkaan ostoista, tilaushistoria
Tiedot maksusuorituksista ja saatavista
Tieto luottokelpoisuudesta
Markkinointisuostumukset ja -kiellot
Toimituksen mahdolliset lisätiedot

Polttoöljyn toimittajalle North European Oil Trade Oy:lle (NEOT) ja kuljetusyhtiöille siirrettävät/luovutettavat tiedot:

asiakkaan nimi
polttoöljyn toimitusosoite
puhelinnumero ja/tai sähköposti
toimituksen lisätiedot

4. Henkilötietojen käsittelyn perusteTilaus- ja toimitussopimuksen täytäntöönpanemiseksi henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välillä. Suora- ja jälkimarkkinoinnin lähettäminen sekä palveluiden toimivuuden kartoittaminen perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen.Henkilöllä on oikeus peruuttaa antamansa henkilötietojen käsittelyn suostumus markkinointitarkoituksiin niin halutessaan. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.Suostumuksen peruutus tehdään ottamalla yhteyttä osoitteeseen eepee.tietosuoja@sok.fi.5. Mistä saamme henkilötiedot?Tiedot saadaan pääsääntöisesti asiakkaalta itseltään.Tieto luottokelpoisuudesta saadaan yhteistyökumppaneiden järjestelmistä.6. Henkilötietojen vastaanottajat Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.Henkilötietoja käsitellään polttoöljytoimittajamme sekä tämän kumppaneina toimivien kuljetusliikkeiden toimesta.Tietoa ostoista luovutetaan laskutuskumppanillemme polttoöljytilauksen laskutusta varten sekä S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisteriin bonuksenmyöntämisehtojen puitteissa.Lisäksi voimme siirtää erääntyneen saatavamme perintään kolmannelle osapuolelle.Tietoja voidaan lisäksi luovuttaa viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla. 7. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatoimet Käytämme alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä, ja tietoja siirretään rajatusti Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. Asiakastietojärjestelmien teknistä ylläpitoa voidaan tehdä tietosuojalainsäädännön edellytykset huomioiden etäyhteyksien avulla myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelta.Henkilötietoja ei siirretä kansainvälisille järjestöille.Henkilötietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, silloin kun se on henkilötietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista. Ylläpito- tai teknisen tuen palvelukumppanimme on asianmukaisin sopimuksin sitoutunut tietosuojajärjestelyyn palvelu- ja tietojenkäsittelysopimuksen sekä EU:n mallilausekkeiden mukaisesti.8. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteeritSäilytämme henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kannalta tai lakisääteisten velvollisuuksiemme noudattamiseksi. Säilytämme polttoöljykauppaan liittyviä henkilötietojasi asiakassuhteen keston ajan. Poistamme säännöllisesti vanhentuneita tietoja.Tilaus paperidokumenttina: säilytetään kuluva + 12 kk tai siihen saakka, että saatavat on suoritettu.Tilausportaali: asiakastiedot poistetaan laskutuksen jälkeen + 2 kk, tai kun saatavat on suoritettu.Osuuskaupan asiakasjärjestelmä: asiakastiedot poistetaan kuluva + 2 vuotta viimeisestä tilauksesta, mikäli asiakas ei ole käyttänyt palvelua, tai kun saatavat on suoritettu.Polttoöljyn toimittaja säilyttää tilaustietoja kuluvan vuoden + 2 vuotta turvallisten polttonestetoimitusten varmistamiseksi.Kuljetusyhtiö säilyttää toimitukseen liittyviä tietoja kirjanpitolainsäädännön edellyttämät 6+1 vuotta.9. Rekisteröidyn oikeudetRekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:

Oikeus saada tutustua henkilötietoihin (tietopyynnön kautta)
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Oikeus tietojen poistamiseen
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Vastustamisoikeus
Oikeus peruuttaa suostumus
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Jos henkilö haluaa käyttää näitä oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.Henkilöllä on myös oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.10. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimuksellePolttoöljykaupan luottomyyntisopimus ei toteudu eikä polttoöljyä voida toimittaa.11. Automaattinen päätöksentekoHenkilön luottoluokitustieto saadaan yhteistyökumppanimme luottotietorekisteristä automaattisen luottotietokyselyn välityksellä. Polttoöljytilauksen yhteydessä tulee antaa henkilötunnus, joka toimii luottotietokyselyn käynnistävänä tietona. Käsittelemme tietoja automaattisesti luottopäätösjärjestelmään ennalta määriteltyjen päätössääntöjen mukaisesti. Tarkastelemme automaattisessa arvioinnissa luotonmyönnön edellytyksiä. Automaattinen päätöksenteko on välttämätöntä polttoöljysopimuksen ja luottomyynnin toteuttamiseksi. Tutkimme käyttämämme kumppanit ja luottoluokitusmenetelmät säännöllisesti sen varmistamiseksi, että menetelmät ovat oikeudenmukaisia, tehokkaita ja tasapuolisia.12. Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimistaSuojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia turvatoimia. S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme. Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta havaitsemme henkilötietojen tietoturvaloukkauksen, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti. Rekisterinpitäjän yhteystiedot eepee.tietosuoja@sok.fi Tietosuojavastaavan yhteystiedot tietosuojavastaava@sok.fi