Etelä-Pohjanmaan Osuuskauppas kundregister för försäljning av eldningsolja

ETELÄ-POHJANMAAN OSUUSKAUPPAS KUNDREGISTER FÖR FÖRSÄLJNING AV ELDNINGSOLJA DATASKYDDSBESKRIVNING (fr.o.m. 1.6.2026)1. PersonuppgiftsansvarigEtelä-Pohjanmaan Osuuskauppa Postadress: PB 70, 60101 Seinäjoki Telefon: 010 76 46000 Besöksadress: Kauppatori 1-3 F-rappu, 60100 Seinäjoki FO-nummer: 0567671-22. Ändamål med behandling av personuppgifterVi behandlar personuppgifter för att genomföra försäljning av eldningsolja.Personuppgifter behandlas för att registrera försäljningsorder per kund (beställningar per telefon, e-post och internet) och dessutom vidarebefordras uppgifter till eldningsoljeleverantören för att genomföra leveransen. Behandlingen av personbeteckning grundar sig på identifiering av den registrerade för att fullgöra avtal och den registrerades eller den personuppgiftsansvariges rättigheter och skyldigheter.I samband med försäljning på kredit och fakturering lämnar vi ut personuppgifter till Eepees register över faktureringskunder för att kunna genomföra försäljningen av eldningsolja och för eventuell indrivning av fordringar (se mer information i dataskyddsbeskrivningen för Eepees register över faktureringskunder).Personuppgifter behandlas även för direkt- och eftermarknadsföring samt för att kartlägga tjänstens funktion.Personuppgifter som behandlas

Namn
Företagets namn
FO-nummer
Beställningskod
Personbeteckning
Leveransadress
Telefonnummer
E-postadress
S-Business-kortets nummer
Uppgift om anställning
Faktureringsadress, om den skiljer sig från leveransadressen
Eventuella särdrag på tomten för transportföretaget
Uppgifter om kundens köp, beställningshistorik
Uppgifter om betalningar och fordringar
Information om kreditvärdighet
Samtycken och förbud gällande marknadsföring
Eventuella tilläggsuppgifter om leveransen

Uppgifter som överförs/lämnas ut till eldningsoljeleverantören North European Oil Trade Oy (NEOT) och transportföretag:

kundens namn
leveransadressen för eldningsoljan
telefonnummer och/eller e-post
ytterligare information om leveransen

4. Grund för behandling av personuppgifterFör att verkställa beställnings- och leveransavtal baseras behandlingen av personuppgifter på ett avtal mellan den registrerade och den personuppgiftsansvarige. Utskick av direkt- och eftermarknadsföring samt kartläggning av tjänsternas funktion baseras på den registrerades samtycke.En person har rätt att återkalla sitt samtycke till behandling av personuppgifter i marknadsföringssyfte om hen så önskar. Återkallandet av samtycket påverkar inte lagligheten av behandling som utförts med stöd av samtycket innan det återkallades.Återkallande av samtycke görs genom att kontakta eepee.tietosuoja@sok.fi.5. Varifrån får vi personuppgifter?I regel inhämtas uppgifterna från kunden själv.Uppgiften om kreditvärdighet hämtas från samarbetspartners system.6. Mottagare av personuppgifter Personuppgifter behandlas i elektroniska system och tjänster för de ändamål som har fastställts i denna beskrivning. Vi anlitar externa servicepartner för att tillhandahålla system- och supporttjänster. Personuppgifter kan överföras till servicepartner i den omfattning som de deltar i genomförandet av åtgärder inom ramen för det givna uppdraget.Personuppgifterna behandlas av vår leverantör av eldningsolja och de transportföretag som är dess samarbetspartner.Information om köp lämnas ut till vår faktureringspartner för fakturering av eldningsoljebeställningar och till S-gruppens ägarkunds- och kundregister inom ramen för villkoren för beviljande av Bonus.Vi kan också överlåta förfallna fordringar till en tredje part för indrivning.Uppgifter kan även lämnas ut till myndigheter i enlighet med villkoren och skyldigheterna i gällande lagstiftning, till exempel när vi besvarar myndigheters begäranden om information.Vi säkerställer att våra partner har en adekvat skyddsnivå för personuppgifter i enlighet med lagstiftningen. 7. Överföring av personuppgifter till tredjeländer eller till internationella organisationer samt tillämpade skyddsåtgärder Vi använder underleverantörer för behandlingen av personuppgifter och personuppgifterna överförs begränsat utanför Europeiska unionen (EU) eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES). Tekniskt underhåll av kundinformationssystemen kan även utföras utanför EU eller EES med hjälp av fjärranslutningar och med hänsyn till kraven i dataskyddslagstiftningen.Personuppgifter överförs inte till internationella organisationer.Personuppgifter överförs utanför EU och EES, om det är nödvändigt för att genomföra teknisk behandling av personuppgifterna. Vår servicepartner för underhåll eller teknisk support har förbundit sig till dataskyddsåtgärder i enlighet med service- och databehandlingsavtalet och EU:s standardavtalsklausuler.8. Lagringstid för personuppgifter och kriterier för fastställande av lagringstidVi lagrar personuppgifter så länge det är nödvändigt för ändamålen med behandlingen av personuppgifter eller för att uppfylla våra lagstadgade skyldigheter. Vi lagrar dina personuppgifter i anslutning till köp av eldningsolja under hela kundrelationen. Vi raderar regelbundet föråldrade uppgifter.Beställning som pappersdokument: sparas innevarande + 12 månader eller tills fordringarna har betalats.Beställningsportalen: kunduppgifterna raderas efter faktureringen + 2 månader, eller när fordringarna har betalats.Handelslagets kundsystem: kunduppgifterna raderas innevarande + 2 år efter den senaste beställningen, om kunden inte har använt tjänsten eller tills fordringarna har betalats.Eldningsoljeleverantören lagrar beställningsuppgifterna innevarande år + 2 år för att säkerställa säkra leveranser av eldningsolja.Transportföretaget sparar uppgifter om leveransen i 6+1 år enligt bokföringslagstiftningen.9. Den registrerades rättigheterDen registrerade har följande rättigheter:

Rätt till tillgång (via en informationsbegäran)
Rätt till rättelse
Rätt till radering
Rätt till begränsning av behandling
Rätt att invända mot behandling
Rätt till återkallande av samtycke
Rätt att överföra uppgifterna från ett system till ett annat

Om en person vill utöva sina rättigheter eller få mer information om behandlingen av sina personuppgifter kan hen kontakta den personuppgiftsansvarige som anges i denna dataskyddsbeskrivning.Personen har också rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten, om hen anser att vi bryter mot de tillämpliga bestämmelserna om dataskydd vid behandlingen av personuppgifterna.10. Följder av att personuppgifter inte lämnas vid avtalKreditförsäljningsavtalet för försäljning av eldningsolja fullgörs inte och eldningsolja kan inte levereras.11. Automatiserat beslutsfattningUppgiften om personens kreditbetyg hämtas från vår samarbetspartners kreditupplysningsregister genom en automatisk kreditupplysningsförfrågan. I samband med beställningar av eldningsolja ska en personbeteckning anges och personbeteckningen fungerar som den uppgift som sätter i gång kreditupplysningsförfrågan. Vi behandlar uppgifter automatiskt för kreditbeslutssystemet enligt på förhand fastställda beslutsregler. Vi granskar förutsättningarna för beviljande av kredit med automatisk bedömning. Automatiserat beslutsfattande är nödvändigt för genomförandet av eldningsoljeavtal och kreditförsäljning. Vi granskar regelbundet de partner och kreditvärderingsmetoder vi använder för att säkerställa att metoderna är rättvisa, effektiva och objektiva.12. Allmän beskrivning av de tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärdernaVi skyddar personuppgifterna omsorgsfullt under hela deras livscykel genom adekvata skyddsåtgärder. I S-gruppen skyddar vi personuppgifterna bland annat genom proaktiv riskhantering och säkerhetsplanering, metoder för att skydda datakommunikationen, ständigt underhåll av datasystemen och säkerhetskopiering samt genom att använda säkra IT-lokaliteter, åtkomstkontroll och säkerhetssystem. Beviljande och övervakning av användarbehörigheter sker kontrollerat. Vi utbildar regelbundet vår personal som deltar i behandlingen av personuppgifter. Vi väljer våra underleverantörer med omsorg. Vi uppdaterar kontinuerligt vår interna praxis och våra anvisningar. Om vi trots alla våra säkerhetsåtgärder upptäcker en personuppgiftsincident, börjar vi genast utreda denna och strävar efter att förhindra skador. Vi informerar behöriga myndigheter och de registrerade om personuppgiftsincidenter i enlighet med kraven i lagstiftningen. Den personuppgiftsansvariges kontaktuppgifter eepee.tietosuoja@sok.fi Dataskyddsombudets kontaktuppgifter tietosuojavastaava@sok.fi