Eepee Autotalon asiakasrekisteri

TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen) Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

 

1. Rekisterinpitäjä

Etelä-Pohjanmaan Osuuskauppa
Postiosoite:  PL 70, 60101 Seinäjoki
Puhelin:  010 76 46000
Käyntiosoite: Kauppatori 1-3 F-rappu, 60100 Seinäjoki
Y-tunnus:  0567671-2

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava@sok.fi

3. Rekisteriasioiden yhteystiedot

eepee.tietosuoja@sok.fi

4. Rekisterin nimi

Eepee Autotalon asiakasrekisteri

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään autokaupan asiakassuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen osana automyynti- ja jälkimarkkinointiprosesseja.

Autonmyyntiprosessissa henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia ovat:

• Tarjouskyselyjen vastaanottaminen ja niihin vastaaminen
• Tarjouksen, tilaus- ja kauppasopimuksen teko ja toteutuneiden kauppojen kirjaaminen
• Käteiskaupassa mahdollinen rahanpesulain mukainen asiakkaan tunnistaminen ja varojen alkuperän varmistaminen
• Koeajon tai autonvuokrauksen toteuttaminen
• Arvion antaminen asiakkaan vaihtoautosta
• Automerkin maahantuojan palveluiden varmistaminen
• Asiakkaan yhteydenottoihin vastaaminen
• Osamaksurahoitushakemuksen teko, osamaksusopimuksen teko ja laskutus.
• Auton vakuuttaminen
• Auton rekisteröinti
• Asiakastyytyväisyyden varmistaminen
• Suoramarkkinointi uusista autoista ja autokaupan palveluista

Jälkimarkkinointiprosessissa henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia ovat:

• Varaosamyynti
• Auton huoltoon liittyvät palvelut
• Autonhuoltosopimusten teko
• Vauriokorjaukset
• Takuuasioiden hoito, maahantuojan takaisinkutsut
• Rengashotelli
• Huollon osamaksusopimusten teko ja laskutus
• Huoltokutsut
• Jälkimarkkinoinnin suoramarkkinointi ja asiakastyytyväisyyden varmistaminen

Autokatsastuksen hallinta

• Katsastuksen ajanvaraus
• Katsastuksen suorittaminen Trafin lukuun
• Katsastushistorian tallentaminen Trafin lukuun

Suoramarkkinoinnissa henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia ovat:

• Palveluiden ja tuotteiden markkinointi
• Tapahtumakutsujen lähettäminen
• Potentiaalisten asiakkaiden kontaktointi

6. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Henkilötietoja käsitellään seuraavin perustein:

Art. 6.1 b) Sopimus
Tilaus- ja kauppasopimus, osamaksusopimus
Huollon työmääräys (sopimus)
Sopimus muista jälkimarkkinoinnin palveluista kuten rengashotelli
Katsastusajanvaraus

Art 6.1 a) Suostumus
Suoramarkkinointisuostumus

Art 6.1 c) Lakisääteinen velvoite

• kauppalaki,
• kirjanpitolaki,
• liikennevakuutuslaki,
• ajoneuvolaki,
• laki ajoneuvoliikennerekisteristä

Henkilötunnuksen käsittely perustuu rekisteröidyn yksiselitteiseen yksilöimiseen sopimuksen tai koeajon, ja rekisteröidyn tai rekisteripitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi.

7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta

Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.

8. Käsiteltävät henkilötiedot

Tarjouspyyntö:

• asiakkaan puhelinnumero tai sähköposti

Tarjous:

• asiakkaan nimi
• osoite
• sähköposti
• markkinointisuostumus tai -kielto
• tieto hyväksytystä tai hylätystä rahoitushakemuksesta
• henkilötunnus auton koeajoa varten

Kauppa- ja tilaussopimus:

• asiakkaan nimi
• henkilötunnus
• osoite
• sähköposti
• markkinointisuostumus tai –kielto
• romutustodistus, jossa asiakkaan nimi

Rahoitushakemus tehdään autokaupan järjestelmän kautta rahoitusyhtiölle. Tiedot eivät tallennu autokaupan järjestelmään:

• ammatti
• työnantaja
• työsuhteen muoto
• vuositulot
• rinnakkaishakijan tiedot
• asiakkaan tunnistamistiedot

Vakuutus- ja rekisteröinti:

• henkilötunnus
• asiakkaan nimi
• osoite
• sähköposti
• auton tiedot

Huollon ajanvaraus:

• auton rekisterinumero, jonka perusteella auton, omistajan ja haltijan tiedot haetaan Trafin palvelusta
• markkinointisuostumus tai -kielto

Huollon työmääräys:

• asiakkaan nimi
• osoitetiedot
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite
• auton tiedot
• vakuutusyhtiön CABAS-laskelma korvaustilanteissa

Katsastus:

• asiakkaan etunimi, sukunimi
• yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite)
• auton rekisteritunnus

9. Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Yhteystiedot, henkilötunnus, auton tiedot, markkinointisuostumus tai –kielto

10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä

Tiedot saadaan asiakkaalta itseltään sekä Trafin ajoneuvotietorekisteristä.

Rahoitusyhtiöltä saadaan tieto hyväksytystä tai hylätystä rahoitushakemuksesta. Hakemuksen yhteydessä annetut tiedot eivät tallennu.

Vakuutusyhtiöltä saadaan autovakuutustiedot

Takaisinkutsulista saadaan automerkin maahantuojalta ja/tai Trafilta.

11. Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Henkilötietoja voidaan sopimuksen tai voimassa olevan lainsäädännön perusteella luovuttaa

• auton maahantuojalle tieto autokaupasta maahantuojan palveluiden aktivoimiseksi sekä tietoa mahdolliseen takuukorjaukseen tai takaisinkutsuun liittyen
• liikenteen turvallisuusvirasto Trafille auton rekisteröintiä varten
• vakuutusyhtiölle auton vakuuttamista varten sekä korvausta vaativissa korjaustilanteissa
• rahoitusyhtiölle osamaksurahoitusta varten

Luovutamme tietoja viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

Tietoa ostoista luovutetaan S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisteriin Bonuksen maksamista varten silloin kun asiakas käyttää S-Etukorttia.

12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet

Käytämme alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä. Tietoja siirretään Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle palvelujen tarjoamista, teknistä ylläpitoa ja tukea varten siinä määrin kuin se on tarpeen.

Voimme toteuttaa tällaisia siirtoja, jos Euroopan komissio on päättänyt, että kohdemaan tai kohdeorganisaation tietosuojan taso on riittävä, tai jos pystymme muutoin varmistamaan henkilötietojen suojan riittävän tason soveltuvan lainsäädännön mukaisesti esimerkiksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä vakiolausekkeita. Euroopan komission hyväksymät vakiolausekkeet löytyvät täältä.

Edellytämme, että alihankkijamme sitoutuvat lainsäädännön ja meidän asettamiin tietosuoja- ja tietoturvallisuusvaatimuksiin.

Henkilötietoja ei siirretä kansainvälisille järjestöille.

13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit

Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.

• Asiakkaiden yhteydenottoja kuten tarjouspyyntöjä tai koeajopyyntöjä tai autosta tehtyä tarjousta säilytetään tarjouksen voimassaoloaika ja enintään kolme kuukautta.
• Arviokortit vaihtoautosta; tuloste säilytetään auton paperien tai tarjouksen mukana, säilytysaika kuten tarjouksella.
• Koeajokäyttölupa säilytetään enintään kolme kuukautta.
• Punakilpisten esittelyautojen käyttöluvat arkistoidaan kirjanpitolain mukainen kuluva + 6 vuotta.
• Tilaus- ja kauppasopimusta säilytetään kirjanpitolain mukaisesti kuluva + 6 vuotta. Tietojen läpikäynti ja hävitys toteutetaan kerran vuodessa.
• Automyynnin ja jälkimarkkinoinnin asiakastietoja säilytetään järjestelmissä 10 vuotta viimeisestä tapahtumasta.
• Auton tiedot ja huoltohistoria säilytetään järjestelmissä 10 vuotta viimeisestä tapahtumasta.
• Huollon työmääräystä säilytetään velan vanhenemisaika kuluva + 3 vuotta
• Työmääräystä säilytetään myös korjausehtojen ja vahinkotakuun mukaisesti 3 vuotta. Tarvittaessa vakuutusyhtiön CABAS-laskelma arkistoidaan työmääräyksen mukana ja hävitetään säilytysajan päätyttyä.
• Kierrätyspisteestä saadusta romutustodistuksesta säilytetään yksi kopio autoliikkeessä ja alkuperäinen toimitetaan maahantuojalle. Autoliikkeen kopio säilytetään osana kauppasopimusta säilytysajan mukaisesti.
• Katsastuksen ajanvarauksen asiakastietoja säilytetään 3 vuotta edellisestä käynnistä. Lakisääteistä auton katsastushistoriaa ei poisteta.

14. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:

• Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
• Oikeus tietojen oikaisemiseen
• Oikeus tietojen poistamiseen (kun käsittelyperuste on suostumus tai lakiperustetta säilytykselle ei ole)
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)
• Vastustamisoikeus (suoramarkkinointi tai muu oikeutetun edun perusteella tapahtunut käsittely)
• Oikeus peruuttaa suostumus
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)
• Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.

Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

15. Suostumuksen peruuttaminen

Henkilöllä on oikeus peruuttaa antamansa suoramarkkinointisuostumus niin halutessaan. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Markkinointisuostumuksen peruutus tehdään ottamalla yhteyttä autokauppaan.

16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Auton osto tai huolto ei toteudu.

17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Autokaupan järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.

 

Eepee Autotalon tietosuojainformaatio-sivulle >>

 

Sivu päivitetty 12/2023