Etelä-Pohjanmaan Osuuskaupan laskutusasiakasrekisteri

ETELÄ-POHJANMAAN OSUUSKAUPAN LASKUTUSASIAKASREKISTERI (MYYNTIRESKONTRA) TIETOSUOJASELOSTE (1.6.2026 alkaen) 1. RekisterinpitäjäEtelä-Pohjanmaan Osuuskauppa Postiosoite: PL 70, 60101 Seinäjoki Puhelin: 010 76 46000 Käyntiosoite: Kauppatori 1-3 F-rappu, 60100 Seinäjoki Y-tunnus: 0567671-22. Tietosuojavastaavan yhteystiedot tietosuojavastaava@sok.fi 3. Rekisteriasioiden yhteystiedoteepee.tietosuoja@sok.fi4. Rekisterin nimiEtelä-Pohjanmaan Osuuskaupan laskutusasiakasrekisteri5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitusTietoja käytetään laskuttamiseen, myyntireskontran hoitamiseen, luotonvalvontaan ja perintään.6. Henkilötietojen käsittelyn perusteHenkilötietojen käsittely perustuu asiakaslaskutussopimuksen sekä kirjanpitolakiin.Henkilötunnuksen käsittely perustuu rekisteröidyn yksiselitteiseen yksilöimiseen sopimuksen, ja rekisteröidyn tai rekisteripitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi.7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edustaHenkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.8. Käsiteltävät henkilötiedot Liikekumppanimasterdata:Liikekumppanin nimi Ylempi liikekumppani Liikekumppanin tunnus Y-tunnus, ALV-tunnus tai henkilötunnus Yhtiömuoto Tunniste (mikäli ei Y-tunnusta, ALV-tunnusta tai henkilötunnusta) Aloituspvm Lopetuspvm Lopetussyy Lähiosoite Postinumero Postitoimipaikka Postilokero Postinumero (postilokero) Postitoimipaikka (postilokero) Maa Kieli Puhelin Sähköposti yleinen OVT -tunnus Haettava tilimyynnin yläraja / kk Osuuskaupan jäsennumeroBisnoden tai Suomen Asiakastieto Oy:n tietojärjestelmässä tarkasteltava tieto luottopäätöksentekoprosessissa:Henkilötunnus Maksuhäiriömerkinnän pvm Merkinnän aiheuttanut summa Merkinnän aiheuttaneen saatavan maksupvm9. Käsiteltävät henkilötietoryhmätLaskutusasiakkaan perustiedot, henkilötunnus ja laskutusasiakkaan yhteystiedot 10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistäLuottotietojen tarkastus Dun & Bradstreet Finland Oy tai Suomen Asiakastieto OyLaskutusasiakkaan masterdatatiedot, SOK:n Talouden MDM -järjestelmän LiikekumppanirekisteriLaskutusasiakkaan laskutus- ja myyntireskontratiedot, kirjanpitojärjestelmäLaskutusasiakkaan laskutus- ja myyntireskontratiedot, Talouden raportointijärjestelmän tietovarastoLaskutusasiakkaan laskutus- ja myyntireskontratiedot, Talouden sähköinen arkisto 11. Henkilötietojen vastaanottajat Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme sisäisiä ja ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa. Henkilötietoja käsitellään järjestelmätoimittajien konsulttien ja Intrum Oy:n, SOK Palveluässän, SOK Talouden ja SOK IT palveluiden toimesta Suomessa ja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen sisällä.Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Emme luovuta rekisterin tietoja edelleen kolmannelle osapuolelle, poislukien tietojen luovuttaminen viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet Käytämme alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä, ja tietoja siirretään rajatusti Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. Laskutusasiakasrekisteriin sisältyvien henkilötietojen teknistä ylläpitoa voidaan tehdä tietosuojalainsäädännön edellytykset huomioiden etäyhteyksien avulla myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelta.Henkilötietoja ei siirretä kansainvälisille järjestöille.Henkilötietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, silloin kun se on henkilötietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista. Ylläpito- tai teknisen tuen palvelukumppanimme on asianmukaisin sopimuksin sitoutunut tietosuojajärjestelyyn palvelu- ja tietojenkäsittelysopimuksen sekä EU:n mallilausekkeiden mukaisesti.13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteeritKirjanpitolain arkistointivaateen mukainen. 14. Rekisteröidyn oikeudetRekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Oikeus tietojen poistamiseen (elinkaaren päättyessä tai mikäli käsittely on lainvastaista)
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)
Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksista

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.15.Suostumuksen peruuttaminenHenkilötietojen käsittely ei perustu suostumukseen vaan sopimukseen.16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselleLaskutusasiakkuutta ei synny ilman sopimusta. 17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedotHenkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimistaSuojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Taloushallinnon järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus. S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.