Etelä-Pohjanmaan Osuuskaupan jäsenrekisteri

ETELÄ-POHJANMAAN OSUUSKAUPAN JÄSENREKISTERI TIETOSUOJASELOSTE (1.10.2026 alkaen)1. RekisterinpitäjäEtelä-Pohjanmaan Osuuskauppa2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitusKäsittelemme henkilötietoja Etelä-Pohjanmaan Osuuskaupan osuuskuntalain 4 luvun 14 §:n mukaisen jäsenluettelon ylläpitämiseksi sekä jäsenyyden ja jäsenhallinnon hoitamiseksi. Osuuskaupan jäsenet ovat myös S-ryhmän asiakasomistajia. Asiakasomistajien henkilötietojen käsittely kuvataan S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisterin tietosuojaselosteessa. 3. Henkilötietojen käsittelyn perusteHenkilötietojen käsittely perustuu lakisääteisiin velvoitteisiin (kuten osuuskuntalaki) sekä osuuskaupan sääntöihin.4. Käsiteltävät henkilötiedot Jäsenluettelon ylläpitämiseksi käsittelemme osuuskaupan jäsenistä seuraavia henkilötietoja:

jäsenen nimi ja osoite,
jäsenyyden alkamispäivä,
jäsenen osuuksien lukumäärä, sekä
jäsenen osuutta rasittava pantti- tai muu oikeus.

Luettelossa entisistä jäsenistä käsittelemme seuraavia henkilötietoja:

jäsenen nimi ja osoite,
jäsenyyden alkamis- ja päättymispäivä,
jäsenen osuuksien lukumäärä, sekä
jäsenen osuutta rasittava pantti- tai muu oikeus.

Jäsenyyden ja jäsenhallinnon hoitamiseksi käsittelemme edellä kuvattujen henkilötietojen lisäksi mahdollisia jäsenen tunnistamista tai yksilöimistä koskevia tietoja, jotka ovat tarpeen osuuskaupalle jäseneksi hyväksymistä varten, henkilötunnusta, jäsennumeroa, mahdollista tietoa turvakiellosta, pankkiyhteystietoja, osuusmaksun suorittamista koskevia tietoja, osuuskaupan osuuskuntalain 16 luvun tarkoittamia ja/tai sääntöihin perustuvia varojenjakoa (kuten korko ja ylijäämänpalautus) koskevia tietoja sekä tietoa jäsenen kuolinpäivästä. 5. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistäSaamme henkilötiedot pääosin rekisteröidyltä itseltään. Nimi-, osoite-, ja kuolintietojen päivityksiä saamme myös päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä.6. Henkilötietojen vastaanottajat Käsittelemme henkilötietoja tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme Suomen Osuuskauppojen Keskuskunnan SOK:n palveluita sekä ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Voimme luovuttaa osuuskaupan osuuskuntalain mukaisen jäsenluettelon tietoja jäsenten nimistä ja jäsenyyden alkamisesta tietoja pyytäville. Entisistä jäsenistä voimme luovuttaa edellä mainittujen tietojen lisäksi tiedon jäsenyyden päättymisestä. Voimme luovuttaa osuuskaupan osuuskuntalain mukaisen jäsenluettelon muita tietoja jäsenelle, osuuden omistajalle, velkojalle ja muulle, joka osoittaa etunsa sitä vaativan osuuskuntalain mukaisesti.Voimme luovuttaa henkilötietoja viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa, kuten esimerkiksi pankille, verohallinnolle ja viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa. 7. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatoimetKäytämme ulkoisia palvelukumppaneita henkilötietojen käsittelyssä, ja tietoja siirretään rajatusti Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle palvelujen tarjoamista, teknistä ylläpitoa ja tukea varten. Voimme toteuttaa tällaisia siirtoja, jos Euroopan komissio on päättänyt, että kohdemaan tai kohdeorganisaation tietosuojan taso on riittävä, tai pystymme muutoin varmistamaan henkilötietojen suojan riittävän tason soveltuvan lainsäädännön mukaisesti esimerkiksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä vakiolausekkeita. Euroopan komission hyväksymät vakiolausekkeet löytyvät täältä.8. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteeritSäilytämme tämän selosteen mukaisia henkilötietoja ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa. Henkilötietoja säilytetään jäsenyyden päätyttyä kalenterivuoden loppuun + kuusi (6) vuotta.9. Rekisteröidyn oikeudetRekisteröidyllä eli henkilöillä, joiden henkilötietoja käsittelemme tämän selosteen mukaisesti, on seuraavat oikeudet:oikeus saada tutustua henkilötietoihin (tietopyynnön kautta)oikeus tietojen oikaisemiseenJos rekisteröity haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä.10. Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimistaSuojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia turvatoimia.Suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti. Valitsemme käyttämämme palvelukumppanit huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta havaitsemme henkilötietojen tietoturvaloukkauksen, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä tietosuojalainsäädännön vaatimusten mukaisesti.11. Rekisterinpitäjän yhteystiedotEtelä-Pohjanmaan Osuuskauppa Postiosoite: PL 70, 60101 Seinäjoki Puhelin: 010 76 46000 Käyntiosoite: Kauppatori 1-3 F-rappu, 60100 Seinäjoki Y-tunnus: 0567671-2 eepee.tietosuoja@sok.fi12. Tietosuojavastaavan yhteystiedot tietosuojavastaava@sok.fi