Eepeen edustajistovaalirekisterin tietosuojaseloste
Etelä-Pohjanmaan Osuuskaupan edustajistovaalirekisteri
TIETOSUOJASELOSTE (23.11.2020 alkaen) Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679
1. Rekisterinpitäjä
Etelä-Pohjanmaan Osuuskauppa
Postiosoite: PL 70, 60101 Seinäjoki
Puhelin: 010 76 46000
Käyntiosoite: Kauppatori 1-3 F-rappu, 60100 Seinäjoki
Y-tunnus: 0567671-2
2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
3. Rekisteriasioiden yhteystiedot
4. Rekisterin nimi
Etelä-Pohjanmaan Osuuskaupan edustajistovaalirekisteri
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on toteuttaa Etelä-Pohjanmaan Osuuskaupan (jäljempänä Osuuskauppa) edustajistovaalit osuuskaupan sääntöjen ja vaalijärjestyksen mukaisesti.
Rekisterin tietojen perusteella tuotetaan edustajiston vaalien ehdokaslistat ja vaalikone sekä järjestetään vaali. Osuuskauppa voi lähettää ehdokaslistan tarkastus- ja täydennyspyyntöjä ja ehdokkaan ehdokaslistan muodostamista varten antamia tietoja ehdokaslistan asiamiehille. Osuuskauppa voi lähettää vaalikonekutsuja ja muistutuksia vaalikoneeseen osallistumista varten ja muita vaalien toteuttamiseen liittyviä viestejä edustajistovaalien ehdokkaille.
Osuuskauppa määrittää, mitä tietokenttiä vaalikonepalveluun perustetaan. Ehdokaslistojen ja ehdokkaiden vaalikoneeseen antamia tietoja käytetään Osuuskaupan edustajiston vaaleissa vaalien toteuttamiseen ja ehdokkaina olevien esittelyyn.
Ehdokasluettelo lähetetään Osuuskaupan äänioikeutetuille jäsenille ja julkaistaan Osuuskaupan päättämissä viestintävälineissä.
Ehdokkaan vaalikoneeseen täyttämät tiedot ovat julkisesti saatavilla vaalikoneesta sen julkaisemisen jälkeen.
Vaalien tulokset julkistetaan vaalijärjestyksen mukaisesti sen jälkeen, kun S-vaalilautakunta on vahvistanut vaalin tuloksen. Osuuskaupan hallinnon läpinäkyvyyden ja jäsenten tiedonsaantioikeuden turvaamiseksi Osuuskauppa voi pitää vaalien tulokset Osuuskaupan sivuilla julkisesti saatavilla seuraavien edustajistovaalien tuloksen vahvistamiseen saakka. Edustajistovaalirekisterissä ylläpidetään yhteydenottopyyntörekisteriä, jonka tarkoituksena on ehdokkuudesta ja ehdokaslistan asettamisesta kiinnostuneiden henkilöiden yhteydenottojen käsittely ja vaalien viestintä.
Rekisterin tietoja ei käytetä suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin eikä markkina- tai mielipidetutkimuksiin.
6. Henkilötietojen käsittelyn peruste
Art. 6.1 a) Suostumus: Henkilö on antanut suostumuksensa tehtävään tai yhteydenpitoon.
Art. 6.1 c) Lakisääteinen velvoite: Osuuskuntalaki, Osuuskaupan säännöt ja vaalijärjestys
7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta
Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.
8. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisteriin voidaan kerätä seuraavia ehdokaslistan allekirjoittajien ja ehdokkaiden antamia tai osuuskaupan jäsenrekisterin tietoja:
Asiamiehen, vara-asiamiehen ja allekirjoittajan tietoja:
• nimi
• osoite
• Osuuskaupan jäsennumero
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite
Ehdokkaan tietoja:
• etunimi ja sukunimi*
• mahdollinen kutsumanimi *
• arvo tai ammatti, enintään kaksi ilmaisua *
• kotikunta *
• ehdokasnumero *
• osoite
• jäsennumero
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite
* = ehdokasluettelossa ja vaalikoneessa julkaistavia tietoja.
Ehdokkaan vaalikoneessa julkaistavaksi antamia tietoja
• valokuva
• ikä
• sukupuoli
• kokemus edustajistossa työskentelystä
• ehdokkaan vaaliteema
• ehdokkaan vastaukset vaalikoneen kysymyksiin
• ehdokkaan verkkosivun ja/tai sosiaalisen median palveluiden osoite.
• muita tietoja, joita ehdokas on itse antanut vaalikoneeseen (vapaa tietokenttä)
Ehdokkuudesta ja ehdokaslistan asettamisesta kiinnostuneen henkilön antamia tietoja:
• nimi
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite
9. Käsiteltävät henkilötietoryhmät
Nimi, yhteystiedot, vaaliin liittyvät tiedot.
10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä
Ehdokaslistan asiamies ja/tai ehdokas itse.
11. Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa. Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
Luovutamme tietoja viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.
Ehdokasluettelo ja ehdokkaan vaalikoneeseen antamat tiedot julkaistaan Osuuskaupan päättämissä viestintävälineissä.
Vaalien kokonaistulos ja kunkin ehdokkaan saamat äänet julkaistaan vaalien jälkeen internetissä ja muissa Osuuskaupan päättämissä viestintävälineissä.
12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet
Käytämme alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä. Tietoja siirretään Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle palvelujen tarjoamista, teknistä ylläpitoa ja tukea varten siinä määrin kuin se on tarpeen.
Voimme toteuttaa tällaisia siirtoja, jos Euroopan komissio on päättänyt, että kohdemaan tai kohdeorganisaation tietosuojan taso on riittävä, tai jos pystymme muutoin varmistamaan henkilötietojen suojan riittävän tason soveltuvan lainsäädännön mukaisesti esimerkiksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä vakiolausekkeita. Euroopan komission hyväksymät vakiolausekkeet löytyvät täältä.
Edellytämme, että alihankkijamme sitoutuvat lainsäädännön ja meidän asettamiin tietosuoja- ja tietoturvallisuusvaatimuksiin.
Henkilötietoja ei siirretä kansainvälisille järjestöille.
13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit
Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.
Rekisterin tiedot hävitetään tietoturvallisesti Osuuskaupan vaalivuoden loppuun mennessä.
Osuuskaupan julkaisemat vaalien tulosraportit ovat julkisia seuraavien edustajistovaalien tulosten julkaisemiseen saakka. Sen jälkeen Osuuskauppa voi säilyttää vaalien tulosraportit historiatietona Osuuskaupan hallintorekisterissä.
14. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:
• Oikeus saada pääsy henkilötietoihin (tietopyynnön kautta)
• Oikeus tietojen oikaisemiseen
• Oikeus tietojen poistamiseen
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)
• Vastustamisoikeus
• Oikeus peruuttaa suostumus (niiden tietojen osalta, joiden käsittelyyn ei ole muuta oikeusperustetta)
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)
• Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta
Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään. Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
15. Suostumuksen peruuttaminen
Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumus. Suostumuksen peruuttaminen päättää rekisterinpitäjän oikeuden käsitellä henkilötietoja sellaisiin käyttötarkoituksiin, joilla ei ole suostumuksen lisäksi muuta käsittelyn perustetta. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Henkilö voi peruuttaa suostumuksensa ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään tai Osuuskaupan S-vaalilautakuntaan.
Jos henkilö peruuttaa suostumuksensa ehdokaslistaa varten annettujen tietojen käsittelemiseen, ei hän enää voi olla ehdokkaana tai ehdokaslistan allekirjoittajana.
Jos ehdokas peruuttaa suostumuksensa vaalikonetta varten annettujen henkilötietojen käsittelemiseen, poistetaan hänen tietonsa vaalikoneesta, mutta hän voi edelleen olla ehdokkaana vaalissa.
16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle
Henkilötietojen käsittely ei perustu sopimukseen.
17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot
Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.
18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Autokaupan järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.
S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.
Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.
Sivu päivitetty 12/2023