Eepee Öljypalvelu tietosuojaseloste

Eepee Öljypalvelun asiakasrekisteri TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen) Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19 1. Rekisterinpitäjä Etelä-Pohjanmaan Osuuskauppa Postiosoite: PL 70, 60101 Seinäjoki Puhelin: 010 76 46000 Käyntiosoite: Kauppatori 1-3 F-rappu, 60100 Seinäjoki Y-tunnus: 0567671-22. Tietosuojavastaavan yhteystiedot tietosuojavastaava@sok.fi3. Rekisteriasioiden yhteystiedot eepee.tietosuoja@sok.fi4. Rekisterin nimi Eepee Öljypalvelun asiakasrekisteri5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus Henkilötietoja käsitellään osana asiakkaalle tuotettavaa palvelua, joka mahdollistaa liiketoiminnan, markkinoinnin ja myynnin edistämisen sekä asiakasviestinnän.Henkilötietoja käsitellään osana polttoöljyn myyntiä. Henkilötietoja käsitellään myyntitilausten kirjaamiseen asiakkaittain (puhelin-, sähköposti- ja internettilaukset) sekä maksamiseen, laskutukseen ja mahdolliseen saatavien perintään. Myyntitilauksia välitetään edelleen polttoöljyn toimittajalle toimituksen toteuttamiseksi.Henkilötietoja käsitellään myös jälkimarkkinointiin ja palvelun toimivuuden kartoittamiseen.6. Henkilötietojen käsittelyn peruste Henkilötietoja käsitellään seuraavin perustein:Art. 6.1 a) Suostumus Suora- ja jälkimarkkinointilupa sekä palveluiden toimivuuden kartoitus.Art. 6.1 b) Sopimus Tilaus- ja toimitussopimusHenkilötunnuksen käsittely perustuu rekisteröidyn yksiselitteiseen yksilöimiseen sopimuksen, ja rekisteröidyn tai rekisteripitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi.7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.8. Käsiteltävät henkilötiedot Osuuskaupan polttoöljykaupan toteuttamiseen käsittelemät tiedot: • nimi • yrityksen nimi • Y-tunnus • tilauskoodi • henkilötunnus • toimitusosoite • puhelinnumero • sähköpostiosoite • tieto henkilökuntaan kuulumisesta • S-Business –kortin numero • laskutusosoite, jos eri kuin toimitusosoite • mahdolliset tontin erikoispiirteet kuljetusyhtiölle • tiedot asiakkaan ostoista • maksutiedot • tiedot maksusuorituksista ja saatavista • tieto luottokelpoisuudesta • markkinointisuostumus tai -kielto • toimituksen lisätiedotPolttoöljyn toimittajalle North European Oil Trade Oy:lle (NEOT) ja kuljetusyhtiöille siirrettävät/luovutettavat tiedot: • asiakkaan nimi • polttoöljyn toimitusosoite • puhelinnumero ja/tai sähköposti • toimituksen lisätiedot9. Käsiteltävät henkilötietoryhmät • asiakkaan yhteystiedot • luottotiedot • maksutiedot • laskutustiedot • toimituspaikan tiedot • tilaushistoria • markkinointisuostumus tai -kielto10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä Tiedot saadaan pääsääntöisesti asiakkaalta itseltään.Tieto luottokelpoisuudesta saadaan Bisnode Finland Oy:n ja Suomen Asiakastieto Oy:n järjestelmistä.11. Henkilötietojen vastaanottajat Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.Henkilötietoja käsitellään polttoöljytoimittajalta ja sen kumppaneina toimivien kuljetusliikkeiden toimesta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen sisällä.Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.Tietoa ostoista luovutetaan talouden laskutuskumppanille polttoöljytilauksen laskutusta varten.Osuuskaupalla on oikeus siirtää erääntynyt saatava perintään kolmannelle osapuolelle.Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet Käytämme alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä. Tietoja siirretään Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle palvelujen tarjoamista, teknistä ylläpitoa ja tukea varten siinä määrin kuin se on tarpeen.Voimme toteuttaa tällaisia siirtoja, jos Euroopan komissio on päättänyt, että kohdemaan tai kohdeorganisaation tietosuojan taso on riittävä, tai jos pystymme muutoin varmistamaan henkilötietojen suojan riittävän tason soveltuvan lainsäädännön mukaisesti esimerkiksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä vakiolausekkeita. Euroopan komission hyväksymät vakiolausekkeet löytyvät täältä.Edellytämme, että alihankkijamme sitoutuvat lainsäädännön ja meidän asettamiin tietosuoja- ja tietoturvallisuusvaatimuksiin.Henkilötietoja ei siirretä kansainvälisille järjestöille.13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.Säilytämme polttoöljykauppaan liittyviä henkilötietojasi asiakassuhteen keston ajan. Poistamme säännöllisesti vanhentuneita tietoja.Tilaus paperidokumenttina: Kuluva + 2 kk tai vaihtoehtoisesti siihen saakka, että saatavat on suoritettu.Tilausportaali: asiakastieto poistetaan Osuuskaupan toimesta laskutuksen jälkeen + 2kk tai kun saatavat on suoritettu.Osuuskaupan asiakasjärjestelmä: Tilaushistoriaa säilytetään kuluva vuosi + 2 vuotta viimeisestä tilauksestaKuljetusliike säilyttää paperidokumenttia (mittarilipuke, toimituslähete) kirjanpitolainsäädännön edellyttämät 6+1 vuottaPolttoöljyn toimittaja (NEOT) säilyttää tilaustietoja kuluvan + 2 vuotta tilauksesta turvallisten polttonestetoimitusten varmistamiseksi.14. Rekisteröidyn oikeudet Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat:• Oikeus saada tutustua henkilötietoihin (tietopyynnön kautta) • Oikeus tietojen oikaisemiseen • Oikeus tietojen poistamiseen (elinkaaren päättyessä tai mikäli käsittely on lainvastaista) • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely) • Vastustamisoikeus (suoramarkkinointi) • Oikeus peruuttaa suostumus (suoramarkkinointi) • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta) • Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksestaJos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään. Katso lisätietoja >>Henkilöllä on myös oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.15. Suostumuksen peruuttaminen Henkilöllä on oikeus peruuttaa antamansa markkinointisuostumus niin halutessaan. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.Markkinointisuostumuksen peruutus tehdään ottamalla yhteyttä tässä selosteessa määriteltyyn rekisterinpitäjään.16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle Polttoöljykaupan luottomyyntisopimus ei toteudu eikä polttoöljyä voida toimittaa.17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot Henkilön luottoluokitustieto saadaan Bisnode Finlandin luottotietorekisteristä automaattisen luottotietokyselyn välityksellä. Polttoöljytilauksen yhteydessä tulee antaa henkilötunnus, joka toimii luottotietokyselyn käynnistävänä tietona. Automaattinen päätöksenteko on välttämätöntä polttoöljysopimuksen ja luottomyynnin toteuttamiseksi. Tutkimme käyttämämme kumppanit ja luottoluokitusmenetelmät säännöllisesti sen varmistamiseksi, että menetelmät ovat oikeudenmukaisia, tehokkaita ja tasapuolisia..18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Polttoöljykaupan järjestelmätoimittajat ja NEOT käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.Sivu päivitetty 12/2023