Eepee Autotalon asiakasrekisteri

Eepee Autotalon asiakasrekisteri TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen) Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19HUOM! Eepee Autotalon liiketoiminta on myyty Nelipyörä Oy:lle 1.9.2025 alkaen. Nelipyörä Oy:n tietosuojaseloste löytyy täältä: hameenmaa.fi/nelipyora-oyn-autokaupan-asiakasrekisteri.1. RekisterinpitäjäEtelä-Pohjanmaan Osuuskauppa Postiosoite: PL 70, 60101 Seinäjoki Puhelin: 010 76 46000 Käyntiosoite: Kauppatori 1-3 F, 60100 Seinäjoki Y-tunnus: 0567671-22. Tietosuojavastaavan yhteystiedottietosuojavastaava@sok.fi 3. Rekisteriasioiden yhteystiedoteepee.tietosuoja@sok.fi4. Rekisterin nimiEepee Autotalon asiakasrekisteri5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitusHenkilötietoja käsitellään autokaupan asiakassuhteen hoitamiseen historiatietojen osalta (tiedot tallennettu järjestelmään ennen 1.9.2025) osana automyynti- ja jälkimarkkinointiprosesseja.Autonmyyntiprosessissa henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia ovat:

Toteutuneiden kauppojen seuranta
Automerkin maahantuojan palveluiden varmistaminen
Asiakkaan yhteydenottoihin vastaaminen
Asiakastyytyväisyyden varmistaminen

Jälkimarkkinointiprosessissa henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia ovat:

Takuuasioiden hoito, maahantuojan takaisinkutsut
Asiakkaan yhteydenottoihin vastaaminen
Asiakastyytyväisyyden varmistaminen

6. Henkilötietojen käsittelyn perusteHenkilötietoja käsitellään seuraavin perustein: Art. 6.1 b) Sopimus Tilaus- ja kauppasopimus, osamaksusopimus Huollon työmääräys (sopimus)Sopimus muista jälkimarkkinoinnin palveluista kuten rengashotelli Art 6.1 c) Lakisääteinen velvoite - kauppalaki, - kirjanpitolaki, - liikennevakuutuslaki, - ajoneuvolaki, - laki ajoneuvoliikennerekisteristäHenkilötunnuksen käsittely perustuu rekisteröidyn yksiselitteiseen yksilöimiseen sopimuksen tai koeajon, ja rekisteröidyn tai rekisteripitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi. 7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edustaHenkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.8. Käsiteltävät henkilötiedotTarjouspyyntö:

asiakkaan puhelinnumero tai sähköposti

Tarjous:

asiakkaan nimi
osoite
sähköposti
markkinointisuostumus tai -kielto
tieto hyväksytystä tai hylätystä rahoitushakemuksesta
henkilötunnus auton koeajoa varten

Kauppa- ja tilaussopimus:

asiakkaan nimi
henkilötunnus
osoite
sähköposti
markkinointisuostumus tai –kielto
romutustodistus, jossa asiakkaan nimi

Rahoitushakemus tehdään autokaupan järjestelmän kautta rahoitusyhtiölle. Tiedot eivät tallennu autokaupan järjestelmään:

ammatti
työnantaja
työsuhteen muoto
vuositulot
rinnakkaishakijan tiedot
asiakkaan tunnistamistiedot
Vakuutus- ja rekisteröinti:
henkilötunnus
asiakkaan nimi
osoite
sähköposti
auton tiedot

Huollon ajanvaraus:

auton rekisterinumero, jonka perusteella auton, omistajan ja haltijan tiedot haetaan Trafin palvelusta
markkinointisuostumus tai -kielto

Huollon työmääräys:

asiakkaan nimi
osoitetiedot
puhelinnumero
sähköpostiosoite
auton tiedot
vakuutusyhtiön CABAS-laskelma korvaustilanteissa

Katsastus:

asiakkaan etunimi, sukunimi
yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite)
auton rekisteritunnus

9. Käsiteltävät henkilötietoryhmätYhteystiedot, henkilötunnus, auton tiedot, markkinointisuostumus tai –kielto10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistäTiedot saadaan asiakkaalta itseltään sekä Trafin ajoneuvotietorekisteristä.Rahoitusyhtiöltä saadaan tieto hyväksytystä tai hylätystä rahoitushakemuksesta. Hakemuksen yhteydessä annetut tiedot eivät tallennu.Vakuutusyhtiöltä saadaan autovakuutustiedot.Takaisinkutsulista saadaan automerkin maahantuojalta ja/tai Trafilta.11. Henkilötietojen vastaanottajatHenkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Henkilötietoja voidaan sopimuksen tai voimassa olevan lainsäädännön perusteella luovuttaa - auton maahantuojalle tieto autokaupasta maahantuojan palveluiden aktivoimiseksi sekä tietoa mahdolliseen takuukorjaukseen tai takaisinkutsuun liittyenLuovutamme tietoja viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.Tietoa ostoista luovutetaan S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisteriin Bonuksen maksamista varten silloin kun asiakas käyttää S-etukorttia.12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeetKäytämme alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä. Tietoja siirretään Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle palvelujen tarjoamista, teknistä ylläpitoa ja tukea varten siinä määrin kuin se on tarpeen. Voimme toteuttaa tällaisia siirtoja, jos Euroopan komissio on päättänyt, että kohdemaan tai kohdeorganisaation tietosuojan taso on riittävä, tai jos pystymme muutoin varmistamaan henkilötietojen suojan riittävän tason soveltuvan lainsäädännön mukaisesti esimerkiksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä vakiolausekkeita. Euroopan komission hyväksymät vakiolausekkeet löytyvät täältä.Edellytämme, että alihankkijamme sitoutuvat lainsäädännön ja meidän asettamiin tietosuoja- ja tietoturvallisuusvaatimuksiin.Henkilötietoja ei siirretä kansainvälisille järjestöille.13.- Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteeritTämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa. Asiakkaiden yhteydenottoja kuten tarjouspyyntöjä tai koeajopyyntöjä tai autosta tehtyä tarjousta säilytetään tarjouksen voimassaoloaika ja enintään kolme kuukautta.Arviokortit vaihtoautosta; tuloste säilytetään auton paperien tai tarjouksen mukana, säilytysaika kuten tarjouksella.Koeajokäyttölupa säilytetään enintään kolme kuukautta.Punakilpisten esittelyautojen käyttöluvat arkistoidaan kirjanpitolain mukainen kuluva + kuusi vuotta. Tilaus- ja kauppasopimusta säilytetään kirjanpitolain mukaisesti kuluva + 6 vuotta. Tietojen läpikäynti ja hävitys toteutetaan kerran vuodessa.Automyynnin ja jälkimarkkinoinnin asiakastietoja säilytetään järjestelmissä 10 vuotta viimeisestä tapahtumasta Auton tiedot ja huoltohistoria säilytetään järjestelmissä 10 vuotta viimeisestä tapahtumasta. Huollon työmääräystä säilytetään velan vanhenemisaika kuluva + 3 vuotta.Työmääräystä säilytetään myös korjausehtojen ja vahinkotakuun mukaisesti 3 vuotta. Tarvittaessa vakuutusyhtiön CABAS-laskelma arkistoidaan työmääräyksen mukana ja hävitetään säilytysajan päätyttyä.Kierrätyspisteestä saadusta romutustodistuksesta säilytetään yksi kopio autoliikkeessä ja alkuperäinen toimitetaan maahantuojalle. Autoliikkeen kopio säilytetään osana kauppasopimusta säilytysajan mukaisesti. 14. Rekisteröidyn oikeudetRekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Oikeus tietojen poistamiseen (kun käsittelyperuste on suostumus tai lakiperustetta säilytykselle ei ole)
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)
Vastustamisoikeus (suoramarkkinointi tai muu oikeutetun edun perusteella tapahtunut käsittely)
Oikeus peruuttaa suostumus
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)
Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.15. Suostumuksen peruuttaminenHenkilöllä on oikeus peruuttaa antamansa suoramarkkinointisuostumus niin halutessaan. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.Markkinointisuostumuksen peruutus tehdään ottamalla yhteyttä autokauppaan.16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselleAuton osto tai huolto ei toteudu. 17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedotHenkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimistaSuojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Autokaupan järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus. S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.