Etelä-Pohjanmaan Osuuskaupan edustajiston vaalirekisteriTIETOSUOJASELOSTE
Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 191. Rekisterinpitäjä
Etelä-Pohjanmaan Osuuskauppa
Postiosoite: PL 70, 60101 Seinäjoki
Puhelin: 010 76 46000
Käyntiosoite: Kauppatori 1-3 F-rappu, 60100 Seinäjoki
Y-tunnus: 0567671-22. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
tietosuojavastaava@sok.fi3. Rekisteriasioiden yhteystiedot
eepee.tietosuoja@sok.fi4. Rekisterin nimi
Etelä-Pohjanmaan Osuuskaupan edustajiston vaalirekisteri5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on toteuttaa Etelä-Pohjanmaan Osuuskaupan edustajiston vaalit osuuskaupan sääntöjen ja vaalijärjestyksen mukaisesti.Rekisterin tietojen perusteella tuotetaan edustajiston vaalien ehdokasilmoitukset ja vaalikone sekä järjestetään vaalit. Osuuskauppa voi lähettää ehdokasilmoituksen tarkastus- ja täydennyspyyntöjä asiamiehille sekä vaalikonekutsuja ja muistutuksia vaalikoneeseen osallistumista varten Osuuskaupan edustajiston vaalien ehdokkaille. Osuuskauppa määrittää vaalikonepalveluun syötettävät tiedot.Ehdokasilmoitusten ja ehdokkaiden vaalikoneeseen antamia tietoja käytetään Osuuskaupan edustajiston vaaleissa vaalien toteuttamiseen ja ehdokkaina olevien esittelyyn.Ehdokkaan vaalikoneeseen täyttämät tiedot ovat vaalikoneessa sen julkaisemisen jälkeen julkisesti löydettävissä.Ehdokasluettelo lähetetään Osuuskaupan äänioikeutetuille jäsenille ja julkaistaan Osuuskaupan päättämissä viestintävälineissä.Äänioikeutetut jäsenet valitsevat vaaleilla henkilöt edustamaan asiakasomistajia ja käyttämään päätösvaltaa oman osuuskauppansa edustajistossa. Kyseessä on siten osuuskauppojen ja koko S-ryhmän tarve saada äänioikeutetut jäsenensä aktivoitumaan osuuskaupan toimintaan äänestämällä lakisääteisissä edustajiston vaaleissa. Äänestäjien henkilötietoja käsitellään äänioikeuden tunnistamiseksi ja annetun äänen rekisteröimiseksi.Vaalien tulokset julkistetaan vaalijärjestyksen mukaisesti sen jälkeen, kun S-vaalilautakunta on vahvistanut vaalin tuloksen. Osuuskaupan hallinnon läpinäkyvyyden ja jäsenten tiedonsaantioikeuden turvaamiseksi Osuuskauppa voi pitää vaalien tulokset Osuuskaupan sivuilla julkisesti saatavilla seuraavien edustajiston vaalien tuloksen vahvistamiseen saakka.Edustajiston vaalirekisterissä ylläpidetään yhteydenottopyyntörekisteriä, jonka tarkoituksena on ehdokkuudesta ja ehdokaslistan asettamisesta kiinnostuneiden henkilöiden yhteydenottojen käsittely ja vaalien viestintä.Rekisterin tietoja ei käytetä suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin eikä markkina- tai mielipidetutkimuksiin.6. Henkilötietojen käsittelyn peruste
Henkilötietoja käsitellään seuraavin perustein:
Art. 6.1 a) Suostumus: Henkilö on antanut suostumuksensa tehtävään tai yhteydenpitoon.
Art. 6.1 c) Lakisääteinen velvoite: Osuuskuntalaki, Osuuskaupan säännöt ja vaalijärjestys.7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta
Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.8. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisteriin voidaan kerätä seuraavia asiamiesten ja ehdokkaiden antamia tietoja:
· ehdokasilmoituksen ja ehdokaslistan asiamiehen ja varamiehen nimi
· osoite
· jäsennumero
· puhelinnumero
· sähköpostiosoiteEhdokkaan ehdokasilmoitukselle antamia tietoja:
· nimi
· ehdokkaan arvo tai ammatti
· osoite
· puhelinnumero
· sähköpostiosoite
· jäsennumeroEhdokkaan vaalikoneeseen antamia tietoja:
· ehdokkaan vaalialue
· ehdokkaan numero
· ehdokaslistan nimi
· ehdokkaan asuinkunta
· ikä
· kokemus edustajiston työskentelystä
· ehdokkaan motto tai vaaliteema
· muut ehdokkaan vastaukset vaalikoneen kysymyksiin
· ehdokkaan valokuva
· ehdokkaan verkkosivun tai Facebook-sivun osoiteEhdokkuudesta ja ehdokaslistan asettamisesta kiinnostuneen henkilön antamia tietoja:
· nimi
· puhelinnumero
· sähköpostiosoiteVaaleissa äänestäjien osalta käsitellään seuraavia tietoja:
• Nimi ja osuuskaupan jäsennumero
• Kotikunta
• Puhelinnumero, sähköpostiosoite tai postiosoite
• Henkilötunnus, mikäli äänioikeutettu äänestää postivaalissa9. Käsiteltävät henkilötietoryhmät
Edustajiston vaalien ehdokkaat ja ehdokasilmoitusten ja -listojen asiamiehet ja -allekirjoittajat. Nimi, yhteystiedot, vaaliin liittyvät tiedot.10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä
Ehdokasilmoituksen asiamies ja/tai ehdokas tai äänestäjä itse.11. Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.Luovutamme tietoja viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.Ehdokasluettelo ja ehdokkaan vaalikoneeseen antamat tiedot julkaistaan Osuuskaupan päättämissä viestintävälineissä.Vaalien kokonaistulos ja kunkin ehdokkaan saamat äänet julkaistaan vaalien jälkeen internetissä ja muissa Osuuskaupan päättämissä viestintävälineissä.12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet
Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit
Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.Rekisterin tiedot hävitetään tietoturvallisesti Osuuskaupan vaalivuoden loppuun mennessä.Osuuskaupan julkaisemat vaalien tulosraportit ovat julkisia seuraavien edustajiston vaalien tulosten julkaisemiseen saakka. Sen jälkeen Osuuskauppa voi säilyttää vaalien tulosraportit historiatietona Osuuskaupan hallintorekisterissä.14. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:
· Oikeus saada tutustua henkilötietoihin, (tietopyynnön kautta)
· Oikeus tietojen oikaisemiseen
· Oikeus tietojen poistamiseen
· Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
· Vastustamisoikeus
· Oikeus peruuttaa suostumus
· Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseenJos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.Henkilöllä on myös oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.15. Suostumuksen peruuttaminen
Henkilöllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus niin halutessaan. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.Henkilö voi peruuttaa suostumuksensa ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään tai Osuuskaupan S-vaalilautakuntaan.Jos henkilö peruuttaa suostumuksensa ehdokasilmoitusta varten annettujen tietojen käsittelemiseen, ei hän enää voi olla ehdokkaana tai ehdokasilmoituksen asiamiehenä Osuuskaupan edustajiston vaalissa. Jos rekisteröity peruuttaa suostumuksensa vaalikonetta varten annettujen henkilötietojen käsittelemiseen, poistetaan hänen tietonsa vaalikoneesta, mutta hän voi edelleen olla ehdokkaana vaalissa.16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle
Henkilötietojen käsittely ei perustu sopimukseen.17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot
Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja.S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta havaitsemme henkilötietojen tietoturvaloukkauksen, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.Sivu päivitetty 2/2025