Sähköisen ehdokasasettelupalvelun ohje

Sähköisen ehdokasasettelupalvelun ohje

Ehdokkaan ja asiamiehen opas
Edita Prima oy 19.10.2020

 

Asiamieheksi voi ryhtyä kuka tahansa 31.12.2020 mennessä osuuskaupan jäseneksi hyväksytty osuuskaupan alueella asuva henkilö, joka on täyttänyt 15 vuotta 31.12.2020 mennessä. Asiamies voi muodostaa ehdokaslistan ainoastaan omalla jäsenalueellaan. Rinnakkaisjäsen tai toisen osuuskaupan jäsen ei voi toimia asiamiehenä. Jäsenalueiden ulkopuolella asuva jäsen voi olla allekirjoittajana minkä tahansa jäsenalueen ehdokaslistalla.

Asiamiehen tehtävänä on etsiä vaadittava määrä ehdokkaita ehdokaslistalleen. Ehdokkaaksi voi asettua ennen 1.1.2021 osuuskauppaan hyväksytty, osuusmaksun kokonaan maksanut jäsen, joka vaalien alkaessa on täysivaltainen (täyttänyt 18 vuotta viimeistään 22.2.2021) ja asuu osuuskaupan toimialueella. Ehdokas ei voi olla rinnakkaisjäsen.

Listan tultua valmiiksi asiamiehen on hyväksyttävä lista sähköisellä allekirjoituksella. Tämän jälkeen lista siirtyy vaalilautakunnalle hyväksyttäväksi.

 

YLEISTÄ PALVELUSTA

Ehdokasasettelupalvelu on sähköinen työkalu, joka auttaa vaalien järjestäjää tekemään ehdokasasettelun järjestelmäohjatusti.

Järjestelmässä voi jäsen ilmoittautua asiamieheksi ja kerätä ehdokkaita ehdokaslistalleen. Järjestelmä lähettää ehdokkaille sähköpostin, josta ehdokas pääsee tunnistauduttuaan vahvistamaan halukkuutensa ehdokkaaksi kyseisellä ehdokaslistalla.

Kaikkiin rooleihin (asiamies, vara-asiamies, ehdokas) ryhtyessään joutuu jäsen tunnistautumaan käyttäen vahvaa tunnistautumista (pankkitunnukset tai mobiilivarmenne). Tunnistautumisen yhteydessä järjestelmä varmistaa, että henkilö on vaalikelpoinen, eikä hän ole jo aikaisemmin ilmoittautunut jollekin toiselle listalle ja on näin ollen kelvollinen toimimaan kyseisessä roolissa vaaliessa.

Etelä-Pohjanmaan Osuuskaupan ehdokasasettelupalvelu sijaitsee osoitteessa www.vaalit.edita.fi/eepee-ehdokasasettelu

Palvelu on avoinna jäsenille 7.1 klo. 00:01 – 22.1.2021 klo 23:59

 

ASIAMIES

ASIAMIEHEN TEHTÄVÄT

Vaalikelpoinen jäsen tunnistautuu järjestelmään käyttäen omia pankkitunnuksiaan tai mobiilivarmennetta.

Mikäli henkilö ei ole jo aikaisemmin ilmoittautunut asiamieheksi tai ehdokkaaksi, kysytään häneltä tunnistautumisen jälkeen, haluaako hän ryhtyä asiamieheksi.

Voidakseen hyväksyä asiamiehen roolin, tulee hänen hyväksyä omien henkilötietojensa käsittely vaalijärjestelmissä.

Hyväksyttyään asiamiehen roolin, tulee jäsenen vahvistaa omat ajantasaiset yhteystietonsa (sähköposti, puhelinnumero). Annetut tiedot tallennetaan ainoastaan vaalijärjestelmään, eivätkä ne päivity automaattisesti S-ryhmän asiakasrekisteriin.

Yhteystiedot annettuaan voi asiamies aloittaa oman ehdokaslistansa kokoamisen.

Listalle tulee nimetä vara-asiamies, allekirjoittaja, sekä vaalijärjestyksessä asetettu määrä ehdokkaita (kullakin listalla tulee olla vähintään kaksi ehdokasta ja korkeintaan kaksi kertaa vaaleissa valittava ehdokkaiden määrä).

Henkilöitä ei tarvitse nimetä tietyssä järjestyksessä, eli esimerkiksi ehdokkaita voi lisätä järjestelmään, vaikka asiamiestä tai allekirjoittajaa ei olisikaan listalle nimetty.

Asiamiehen tehtävänä on koota lista ja saada kunkin ehdokkaan hyväksyntä ehdokkuudelleen ennen ehdokasasettelujärjestelmän sulkeutumista.

Ennen ehdokasasetteluajan sulkeutumista tulee asiamiehen, vara-asiamiehen ja allekirjoittajan allekirjoittaa lista. Listan allekirjoittaminen on signaali S-vaalilautakunnalle siitä, että lista on valmis tarkastettavaksi.

 

ASIAMIESTEN JA EHDOKKAIDEN LISÄÄMINEN LISTALLE

Lähetettäessä kutsu mihin tahansa edellä mainituista rooleista, tulee kutsuttavasta henkilöstä täyttää lomakkeelle henkilön jäsennumero ja sähköpostiosoite. Sähköpostiosoite ei ole pakollinen tieto.

Järjestelmä lähettää automaattisesti ehdokkaalle (tai asiamiehelle) sähköpostilla ilmoituksen ehdokaskutsusta. Sähköpostin lähettäjänä on Etelä-Pohjanmaan Osuuskauppa (vaalit@edita.fi) ja otsikkona esimerkiksi ehdokkaille: Ehdokkaaksi asettuminen vaaleissa. Mikäli sähköpostiosoite jätetään antamatta, on asiamiehen viestittävä ehdokaskutusta ehdokkaalle muulla tavalla.

Viestin vastaanottaja tunnistautuu järjestelmään. Tällöin järjestelmä osaa liittää henkilön oikeaan ehdokas- tai asiamieskutsuun. Kutsuttu henkilö voi hyväksyä tai hylätä saamansa kutsun.

Ehdokkaan hyväksyessä tai hylätessä hänelle lähetetty ehdokaskutsu, lähettää järjestelmä tästä ilmoituksen kaikille listan asiamiehille sekä allekirjoittajalle.

Hyväksyttyään kutsun siirtyy jäsen perustietolomakkeelle, jossa häneltä pyydetään seuraavat tiedot:
• Puhelinnumero
• Sähköpostiosoite
• Puhuttelunimi
• Ammattinimike tai arvo

Ehdokasta pyydetään myös hyväksymään antamiensa henkilötietojen (nimi, ammatti, asuinkunta ja ehdokasnumero) julkaiseminen vaalijärjestelmissä ja -materiaaleissa.

Henkilön lisäämisen jälkeen näkee asiamies kutsumansa henkilön ehdokaskortin omalla ehdokaslistallaan. Tässä näkymässä asiamies voi myös hallinnoida ehdokaslistaansa eli tarvittaessa esimerkiksi poistaa ehdokkaita listalta.

Asiamies näkee ehdokkaan antaman hyväksynnän ehdokkaan profiilikuvan oikeassa alareunassa olevasta Hyväksyntä-ikonista.

Mikäli johonkin rooliin (ehdokas, vara-asiamies, allekirjoittaja) yritetään nimetä sellainen henkilö, jolla on jo rooli ehdokasvalintajärjestelmässä, palauttaa järjestelmä käyttäjälle virheilmoituksen.

EHDOKASASETTELUN PÄÄTTÄMINEN

Kun kaikki listan ehdokkaat, vara-asiamies ja listan allekirjoittaja on hyväksynyt oman roolinsa, voidaan lista allekirjoittaa. Allekirjoitus vaaditaan kaikilta kolmelta listan hallintohenkilöltä (asiamies, vara-asiamies, allekirjoittaja) ennen kuin S-vaalilautakunta voi ottaa listan omaan käsittelyynsä.

Mikäli joltain ehdokkaalta ei saada hyväksyntää ehdokkuudelleen, tulee tämä ehdokas poistaa ehdokaslistalta ennen listan allekirjoittamista. Poistaminen tapahtuu painamalla ehdokaskortin yläreunassa olevaa Jäteastia-ikonia.

Kun kaikkien listalla olevien henkilöiden hyväksyntä on saatu, ilmestyy Asiamies-näkymän ylälaitaan teksti "Voit nyt allekirjoittaa listan tästä".

Painamalla tästä-tekstilinkkiä siirtyy henkilö Ehdokkaat-näkymään, jonka alalaidassa on allekirjoita lista -valinta. Tähän näkymään voi siirtyä myös suoraan ylävalikon Ehdokkaat-valinnan kautta

 

Ennen allekirjoituksen lopullista hyväksymistä järjestelmä pyytää vielä vahvistamaan toiminnon.

Allekirjoituksen jälkeen listan muille asiamiehille lähetetään sähköpostilla ilmoitus, jossa ilmoitetaan listan olevan valmis allekirjoitettavaksi.

Allekirjoituksen jälkeen asiamiehet eivät voi enää tehdä listaan muutoksia. Osuuskaupan sääntöjen mukaisesti ehdokkaalla on kuitenkin tämänkin jälkeen vielä mahdollisuus poistaa nimensä listalta. Hän voi tehdä tämän kirjautumalla järjestelmään omilla tunnuksillaan ja valitsemalla peru ehdokkuus.

Mikäli listaa halutaan muuttaa vielä sen jälkeen, kun lista on allekirjoitettu jonkun asiamiehen toimesta, on Etelä-Pohjanmaan Osuuskaupan pääkäyttäjän mahdollista avata lista muokattavaksi. Pääkäyttäjien yhteystiedot ovat tämän ohjeen lopussa. Muokkausten jälkeen on kunkin asiamiehen allekirjoitettava lista uudelleen.

 

VARA-ASIAMIES

Asiamies lähettää ehdokasasettelujärjestelmän kautta vara-asiamiehelle kutsun toimia oman ehdokaslistansa vara-asiamiehenä.

Vara-asiamies kirjautuu järjestelmään pankkitunnuksillaan ja hyväksyy tai hylkää saamansa kutsun. Vahva tunnistautuminen toimii tässä yhteydessä hyväksymisen allekirjoituksena.

Halutessaan hyväksyä kutsun, tulee asiamiehen vahvistaa omat tietonsa (sähköposti, puhelinnumero) järjestelmään. Vara-asiamies tekstilinkistä henkilö voi lukea tarkemmin hänelle tarjotusta roolista.

Tietojen täyttämisen jälkeen siirtyy vara-asiamies ehdokaslistan hallinnointinäkymään. Tässä näkymässä vara-asiamies voi hallinnoida ehdokaslistaa kuten varsinainen asiamieskin. Hän voi kutsua listalle uusia ehdokkaita, poistaa ehdokkaita sekä kutsua ja poistaa listan allekirjoittajan.

Listan valmistuttua tulee lista allekirjoittaa. Vasta allekirjoituksen jälkeen aloittaa S-vaalilautakunta listan tarkastamisen.

 

ALLEKIRJOITTAJA

Asiamies lähettää ehdokasasettelujärjestelmän kautta vaalikelpoiselle jäsenelle kutsun toimia ehdokaslistan allekirjoittajana.

Henkilö kirjautuu järjestelmään käyttäen vahvaa tunnistautumista ja hyväksyy tai hylkää saamansa kutsun. Vahva tunnistautuminen käyttö toimii tässä yhteydessä hyväksymisen allekirjoituksena. Tunnistautumisen yhteydessä tarkastetaan myös henkilön vaalikelpoisuus.

Hyväksyessään kutsun tulee asiamiehen vahvistaa omat tietonsa (sähköposti, puhelinnumero) järjestelmään, sekä antaa lupa omien tietojensa tallentamiseen vaalijärjestelmiin.

Allekirjoittaja-tekstilinkistä henkilö voi lukea tarkemmin hänelle tarjotusta roolista.

Tiedot täytettyään siirtyy henkilö ehdokaslistan hallinnointinäkymään. Tässä näkymässä allekirjoittaja voi tarkastella ehdokaslistaa. Hänellä ei kuitenkaan ole oikeuksia muokata listaa.

Listan valmistuttua saa allekirjoittaja sähköpostilla pyynnön hyväksyä listan omalla allekirjoituksellaan.

 

EHDOKAS

Asiamies tai vara-asiamies kutsuu ehdokkaan jäsennumeroa käyttäen omalle ehdokaslistalleen. Mikäli kutsuun lisätään ehdokkaan sähköpostiosoite, saa ehdokas ilmoituksen kutsusta sähköpostiin. Sähköpostissa on linkki ehdokasasettelujärjestelmään. Linkin kautta ehdokas pääsee ehdokasasettelupalvelun etusivulle, josta hän voi tunnistautua järjestelmään pankkitunnuksillaan tai mobiilivarmenteella.

Tunnistautumisen jälkeen pyydetään ehdokasta hyväksymään tai hylkäämään saamansa kutsu. Hyväksyttyään kutsun pyydetään ehdokasta antamaan itsestään seuraavat tiedot:
• Puhelinnumero
• Sähköpostiosoite
• Puhuttelunimi
• Ammattinimike tai arvo

Ehdokasta pyydetään myös hyväksymään antamiensa henkilötietojen (nimi, ammatti, asuinkunta ja ehdokasnumero) julkaiseminen vaalijärjestelmissä ja -materiaaleissa.

Tiedot annettuaan on ehdokkaan hyväksyttävä ehdokaskutsu HYVÄKSY-painiketta painamalla. Tämän jälkeen ehdokas on lisätty ehdokkaaksi kyseiselle ehdokaslistalle.

Ehdokas voi olla ehdokkaana ainoastaan yhdellä ehdokaslistalla. Mikäli henkilö haluaa vaihtaa toiselle listalle, tulee hänen ensin perua ehdokkuutensa nykyisellä listalla. Ehdokkuus perutaan tunnistautumalla järjestelmään ja painamalla PERU EHDOKKUUTESI -painiketta.

Ehdokas voi perua ehdokkuutensa listalla koska vaan ehdokasasetteluaikana. Ehdokkuuden perumisesta lähtee automaattisesti sähköposti-ilmoitus kaikille listan asiamiehille.

 

OHJE JÄSENNUMERON KATSOMISEEN S-MOBIILISTA

S-mobiilin alareunan Minä-osion kohdasta Omat tiedot löytyy Osuuskaupan jäsennumero, jonka pystyy myös kopioimaan ja lähettämään eteenpäin.

OHJE JÄSENNUMERON KATSOMISEEN S-ETUKORTISTA

S-Etukortista jäsennumero löytyy osuuskaupan nimen yhteydestä. Jäsennumero ei ole sama kuin S-Etukortissa kortinhaltijan nimen yläpuolella oleva korttinumero.

Jäsennumeron neljä ensimmäistä numeroa kertovat osuuskaupan ja kuusi viimeistä oman yksilöivän jäsennumerosi. Etelä-Pohjanmaan Osuuskaupassa jäsennumerot ovat muotoa 1310 + kuusi numeroa, esimerkiksi 1310 123456.

Ehdokas voi tarvittaessa itse tarkastaa jäsennumeronsa soittamalla Etelä-Pohjanmaan Osuuskaupan asiakasomistajapalveluun, puh 010 764 9200 ma-pe 9-16 tai sähköpostitse eepee.vaalit@sok.fi

 

Lista niistä asiamiehistä, jotka ovat antaneet luvan tietojensa julkaisuun verkossa, julkaistaan Etelä-Pohjanmaan Osuuskaupan vaalisivustolla www.osuuskauppavaalit.fi/eepee. Julkaisu voidaan tehdä, jos listalla on vähintään asiamiehen ja kahden ehdokkaan tiedot. Verkkosivujen lista päivittyy muutamia kertoja viikossa. Julkaisulupa on vapaaehtoinen ja sen voi peruuttaa.

 

Lisätietoja ehdokasasettelusta ma-pe klo 9-16, pääkäyttäjien yhteystiedot

• sähköpostitse vaalit.eepee@sok.fi
• Tuula Rajala, puh. 010 764 9222
• Tuomo Långnabba, puh. / telefon 010 764 6207
• Katri Rintaniemi, puh. 010 764 9208

 

Tulostettava pdf-ohje sähköisestä ehdokasasettelupalvelusta >>